歓迎会を開催する日程を調整するときの正しい手順

　新入社員や中途採用などで来る新たな着任者に向けて歓迎会を開催する際、幹事は日程調整、会場、予算など様々な段取りを取り仕切らなければなりません。新しい人が環境に早く馴染むためにも、参加する人をなるべく多くする必要があるでしょう。ここでは、歓迎会の日程を調整する正しい手順を紹介します。

　幹事として、歓迎会を取り仕切ることになっても、マナーとしては、まず上司に歓迎会に参加可能な日、都合の良い日を聞くことが最優先だと考えましょう。業務に支障の無い日を選ぶことが大前提であるため、業務全体を取り仕切っている上司に相談することで日程を円滑に決めることが可能になります。また、業務に支障の無い日を選ぶことによって、参加可能になる人数も必然的に多くなるのではないでしょうか。上司に参加可能な都合の良い日を聞く際は、主役、他の参加者のことも考え、いくつか可能な日程の候補を上げてもらうことが重要です。 

　歓迎会の主役は新入社員、中途採用社員などの新たな着任者ですので、参加可能な日程を押さえておくようにしましょう。上司に聞いた歓迎会が開催可能な日程の候補の中から選択してもらうと、スムーズに日程の調整が進みます。主役には、早く新しい環境に馴染んでもらうため、歓迎会に参加してもらえるよう、できるだけ配慮しましょう。 

　ある程度の日程が決まったところで、社員に日程を聞き、参加できるかどうかを聞きに回ります。多くの人が参加できるように、極力努力をするようにしましょう。また、強制的に参加するように言うのは、マナーとしても、会社としても良くないことですのでやめましょう。

　ここでは、歓迎会の日程を決めるときの正しい手順を紹介しました。主役や上司の確認を最初に取ることで、しっかりと意味のある歓迎会になるような日程を組むようにしましょう。