英語圏のクライアント先とビジネスの打ち合わせを行う時には、日本人を相手にするよりも気をつけるべきことがあります。日本人同士の打ち合わせであれば、ある程度「共通して持つ常識」というものがあります。しかし外国の人の場合そのような共通認識がありません。今回は、海外の人との英語での打ち合わせを円滑に運ぶポイントをご紹介します。
手短な導入会話の後、本題に入る
相手と初めて会う場合の打ち合わせであれば、まず、お互いの自己紹介から始まるでしょう。相手の目を見て自信を持った態度で自己紹介をし、名刺交換をするようにしてください。挨拶は "Hi." や "Hello." よりも "Good morning." "Good afternoon." などの方がいいと思います。相手が気心が知れているクライアントなどで2度目以降の挨拶なら、逆に "Hi." や "Hello." の方が親しみが増していいかもしれません。この挨拶に関しては相手との距離感から対応してみてください。
上司が同席する場合は、日本人同士の打ち合わせと同様まず自分が手短に自己紹介をしてから、 "This is my sales manager, Taro Sato.(こちらは私の営業部の上司である佐藤太郎です。)" のように上司を紹介します。この後 "Thank you for coming to our office today.(本日は、我が社へお越しいただき、どうもありがとうございます。)" のようにお礼を述べたら、天候など当たり障りのない会話でアイスブレイクをして本題に移りましょう。
相手にもよりますが、最初からだらだら世間話をしていると、時間を無駄に使う人だと思われる恐れもあります。世間話で親睦を深めたいのであれば、本題の打ち合わせが終わった後にしましょう。
重要事項は確認しながら進む
英語での打ち合わせの場合、日本語の時よりもさらに慎重に、お互いがきちんと理解しているかを確認しながら進めていく必要があります。重要な決定事項については、あやふやなところがないようにポイントを押さえながら進めていきましょう。 "Let me check this point before we move on to our next agenda. (次の議題に移る前に、この要点について、確認させてください。)"のようなフレーズも便利です。はっきりしない点については、後でまとめて聞くよりもその場その場で解決していく方が効率よく進みます。
結果と次のステップを確認する
打ち合わせが終盤に入ったら、今回取り決めたポイントをもう一度確認して、お互いに誤解のないようにしておきましょう。そして、次に会うのはいつなのか、その先のステップは何なのかを共有します。 "Well, I’m looking forward to seeing you next Monday. I’m sure that I can e-mail you the draft by then.(では、来週の月曜日またお目にかかれるのを楽しみにしています。それまでに、必ず原案をメールさせていただきますね。)"などと言い添えると、相手にしっかりした印象を与えます。この後相手に時間の余裕があるようだったら、少し雑談などをして距離を縮めておくのもいいと思います。
ビジネスの打ち合わせは、日本語でも英語でも、基本は同じです。ただし、英語が結論を先に言う言語であるように、英語圏の人々は結論がぼやけて後回しになることを嫌う傾向があります。日本人同士の打ち合わせよりもメリハリのある態度で臨むようにしましょう。
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