【ビジネスマンならキホン中の基本！】ビジネスメールの作り方

　「☓☓会社の〇〇さんに打ち合わせの確認メール、入れておいて。」そんな指示があったとき、あなたなら次のアクションはどうしますか。おそらく、メールボックスを開いて[新規作成]のボタンを押し、メールを作成するでしょう。今回はそんな日常にあふれているビジネスメールのキホン中のキホンのアクションを作成の流れに沿ってご紹介していきます。

　メールには「To」「Cc」「Bcc」という３つの送り方があります。それぞれ用途に合わせて送る必要がありますのでしっかりとおさえましょう。

　これはいう間でもなく、メールをやりとりしたい相手です。内容を伝え、返答をもらいたい相手ということになります。受け取った人は自分宛てメールと認識します。

　この欄には送りたいメールに関する「関係者」が入れられる事が多いです。宛先となる相手の他に参考までにメールを送りたい場合や、情報を共有する場合に使用します。受け取った相手からも誰がCcに入っているかわかるので、どの範囲の人がやりとりの共有をしているかわかります。

　チームのリーダーや上司をこの欄に入れてやりとりする事も多くあります。いきなり関係者がCcから外れていてやりとりが見えなくなると「あれ、あの案件進んでいるのかな」と思わせてしまう事もあるので注意が必要です。また新規案件などで慣れないうちはCcに上司を入れるか確認をしておくのも良いでしょう。

　「Bcc」に指定されたメールアドレスは、他の受信者に表示されません。「To」や「Cc」で入力されたメールアドレスは、指定された受信者の一覧を見ることが可能ですが「Bcc」に入力されたメールアドレスは、受信者の一覧表示には表示されません。つまり「Bcc」に指定されたメールアドレスにメールが送られたことは、送信者と、「Bcc」でメールを受け取った受信者本人しか分からないことになります。

　「他の受信者に宛先へメールを送っていることを知られたくない場合に使うもの」と考えておくと良いでしょう。

　件名付けは非常に重要です。内容について何が書いてあるかひと目で見てわかるタイトルづけをしましょう。「〇〇イベントに関する物品発注について」や「☓☓書類の到着確認」など相手と何をやりとりしたいメールなのか明確にかつ簡潔にしめす必要があります。また。１日に何十件もメールを受け取っている人に送る場合なども考えると、他のメールに埋もれてしまわないようにきちんと伝えるという配慮が必要です。

　メールの冒頭には通常、

株式会社〇〇　A部

☓☓　☓☓様

Cc：□□様

　など送る先の人の記載を行います。やりとりが重なってくると会社名などは省略する場合もあります。

　自分の会社内の人をCcなどに入れる場合は 弊社　◯◯という記載になりますので注意しましょう。また、Toの欄が多い場合で社内向けの広報などは 宛先各位を使用します。

　文章構成は次の見出しごとで考えると良いでしょう。

　はじめての人にメールを送るときは「はじめまして。株式会社〇〇の☓☓と申します。」それ意外の場合は「お世話になっております。」を使用する事が多いです。バリエーションを効かせたい！というのであれば、親しくしている取引先には「平素は大変お世話になっております。」と気遣いの意を込めるのも良いでしょう。

　内容は「シンプルかつ伝わりやすい」が最も重要です。確認点ははじめに「□点確認させていただきたいのですが」とまとめて申し出て１つづつ見出しをつけて説明するようにしましょう。文章ではわかりづらい事を伝えたい場合は例文などを用いると親切です。

　　

「挿入文例」

３点ほど確認させて頂きたい点がございますので、お願い致します。

１、〇〇について

２、☓☓について

３、□□について

以上、お忙しいとは思いますがご確認下さい。

　基本的には「宜しくお願い致します。」が多用されます。取引先などより丁寧に気遣いを伝えたい場合は季節に触れて「寒い日が続きますがお体ご自愛下さい。」などを付け加えても良いかもしれません。ただし多様しすぎると厚かましいと受け取られる事もあるので注意が必要です。

　最後に見落としがちなのが署名です。社内向けにメールを送るのであればある程度どんな人か、どんな仕事をしているのかというのがわかるので良いかもしれませんが社内の人へ送るメールとなればそうもいきません。「会社の住所」「電話番号」や「部署名役職名」等は最低限入れましょう。

　以上の流れに沿ってビジネスメールを作成してみるときちんとした文章が出来上がっているのでしょうか。普段ビジネスメールを使いなれている方も、今一度見直しをしてみると新しい発見があるかもしれませんね。