英語で報告書をまとめるときの基本的な書き方

　取引先が海外の企業であったり、上司が外国人であったりすると英語で報告書を作成する必要がある。

　報告書は日本語でも作成するのが難しいものだ。ビジネス英語で報告書を作成するとなるとさらに難易度が上がるだろう。

　しっかりと自分の実績を評価してもらうためにも、本記事ではわかりやすい英語の報告書の書き方を紹介したい。

英語の報告書を上手に作成するには？

　英語で報告書を作成することになると、何から始めればいいかわからずに戸惑ってしまうだろう。

　英語の報告書は日本語の場合と同じで、“簡潔に内容をまとめる”ことが重要である。

　それでは下記から、報告書のまとめ方についてチェックしていこう。

英語の報告書に必要な要素

　日本語でも英語でも共通していえることだが、報告書の目的は「読み手がきちんと内容を理解すること」だ。

　まず、読み手に内容を理解しもらうためにも、報告書は以下の4つの要素に分けてみてほしい。

　初めに結論を明確にして、結論に至るまでの過程を説明していくと報告書をまとめやすくなるはずだ。

　自分が報告したい内容を明確にして、余計な情報を入れないことを意識して報告書を作成しよう。

【英語の報告書を構成する4要素】それぞれの役割とは？

　先に紹介した報告書を構成する4つの要素には、それぞれ異なる役割がある。

　それぞれの要素（以下、セクション）の役割を理解し、わかりやすい報告書を目指そう。

Section①：英語の報告書の要約部分に当たる「Executive summary」

　1つ目のセクション「Executive summary」では報告書の内容を要約をする。

　報告書の内容を要約することで、読み手は報告書の概要を把握した上で本文を読み始めることになるのだ。そのため、報告書で伝えたいことを掴みやすくなる。

　報告書のようやくをする際には、「内容と目的」を簡潔にまとめることを意識してみてほしい。

　各セクションを要約したり、キーワードでまとめたり、目次を作ったりすると、シンプルな要約になるはずだ。

　とにかく、見やすさとわかりやすさを追求するように心がけよう。

Section②：英語の報告書の序論部分に当たる「Introduction」 

　英語の報告書では、結論をあらかじめ示しておく必要がある。

　そのため、2つ目のセクション「Introduction」では報告書での結論に当たる最も重要な発見を数文で記さなければならない。

　「Introduction」を書く際には、報告書を作成するまでに至った経緯や問題の分析、結論の要点なども述べてみよう。

Section③：英語の報告書の本論部分に当たる「Analysis」

　3つ目のセクション「Analysis」は、問題提起や新たな発見、そして資料の分析をまとめた、報告書の「最も重要な部分」になる。

　読み手が納得できるように、事実や根拠に基づいた論理的な説明をしたいところだ。

　そこで「Analysis」では、データや調査結果を使って根拠の裏付けをしよう。

　データや調査結果を紹介するときに用いる「〜をもとに」という言葉は、英語で「Based on〜」「According to〜」と表現することできる。

Section④：英語の報告書の結論部分に当たる「Conclusion」

　最後のセクション「Conclusion」は、結論に当たる部分だ。

　これまで述べてきた内容を短く要約し、結果を述べてから結果に基づいた提案、解決策や改善策を客観的な視点で報告する。

　データや調査結果を用いると自分の意見を補強できるため、情報を共有することをおすすめしたい。

洗練された英語の報告書を作成するコツとは？

　構成の基礎を押さえた次は、報告書のクオリティーを上げてみよう。

　レベルの高い報告書を作成するには、以下のポイントを参考にしてみてほしい。

英語の報告書をまとめる際のポイント

　英語の報告書を1から作り上げるのは労力を費やすものだ。

　そのため、日頃から報告書に盛り込む内容をレポートにまとめておくと、報告書を作成しやすくなる。

　英語が苦手な人は、作成する前に報告書のポイントを日本語でまとめてみるといいだろう。そこから要点を絞りながら、英語の報告書をまとめてみてほしい。

　報告書を作成し終えたら、ミスを減らすためにも、全体を通して読み返すことが大切だ。　

　英語に自信がない場合は、英語が得意な人に二重チェックをしてもらうことをおすすめしたい。

　記事で紹介したような構成で作成すると、読み手に伝わりやすい報告書ができる。

　企業や部署によって報告書の形式が決まっている場合はそれに従おう。形式をきちんと守れば、英語の報告書だからといって的外れなものになる心配はない。

　伝えたいことをハッキリさせて、わかりやすい報告書を目指そう。

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