電話対応に緊張してしまう新入社員が押さえておきたい３つのポイント

　不意に電話が鳴ってそれが誰から掛かってきたものか分からない時、緊張したり警戒したりする人は多いのではないでしょうか。プライベートでは大丈夫かもしれませんが会社に入れば「電話に出たくない」とは言っていられなくなります。

　そこで、今回は最低限押さえておきたい、新入社員の電話対応の３つのポイントを紹介していきます。

　会社で受ける電話は、流れが大体決まっています。よく使う言い回しを「セリフ」として覚えてしまうことで、緊張をやわらげ、冷静に対応できるようにしましょう。

　電話対応の大まかな流れは、受話器を上げて社名・部署名を述べ、相手の名前と用件を聞く、というものです。相手の話を確認し、応対することに重点が置かれますので、下記のように、敬語の正しい用法とセットで頭に入れてしまうことをオススメします。

「○○商事の○○様でいらっしゃいますね」（×「○○様でございますね」）

「申し訳ございません、課長の○○はただいま外出しております」（×「○○課長」）

「折り返しご連絡をさしあげるよう、申し伝えます」（×「お伝えします」）

　例えば、取引先のＡさんが、社内のＢ課長に電話を掛けてきましたが、あいにくＢ課長は席を外していました。そこでＡさんは「それではメールをお送りしておきますので、ご覧いただけるようお伝えください」とあなたに頼み、電話を切りました。

　この場合、戻ってきたＢ課長はＡさんに電話をかけなくてはならないのか、待っていればＡさんからまた電話がくるのか、それともメールやFAXなど別の手段で連絡がくるのか。中にはお互いに折り返しの連絡を入れ合い、すれ違い続けているケースもあります。

　こういった問題を起こさないために、電話連絡メモは重要です。電話が済んだら出来るだけ早く、正確なメモを作成して（この場合はＢ課長に）伝えられるよう心がけるようにしましょう

　新入社員で、特に入社から日が浅い場合、電話をかけてきた人の名前や会社名が聞き取れないというのはよくあることです。しかし、聞き返すのは失礼かな、などと心配し、聞こえたままに適当な名前でメモを作成してしまうと、もっと大変なことになります。その電話連絡メモを受けとった人が、いったい誰に電話を掛けなくてはならないのか分からなくなってしまうからです。

　そんなメモを作るほうがよほど怒られますから、名前は聞き返してでも正確に書き取るようにしましょう。「恐れ入りますが…」などのクッション言葉を使うと良いかもしれません。

　以上が、新入社員が押さえておくべき電話対応の３つのポイントです。初めは緊張するかもしれませんが、多くこなしていく内に慣れていくものなので、積極的に対応して

いきましょう。