英語のビジネスメールで気をつけたい「改行」の3つのポイント

英語でビジネスメールを書く際には、英文法や内容がしっかりしていても、改行が不自然では受け取った側は読みづらく感じてしまいます。

ビジネスメールでは改行にも意識してメールを作成することが大切です。

本記事では、英語のビジネスメールで気をつけたい改行のポイントをご紹介します。

英語で送るメールでの3つの改行ルール

英語でメールを作成しているときに、日本語での改行ルールをそのまま適用してしまう人も多いのではないでしょうか。

日本語にも改行ルールがあるように、英語にも英語独自の改行ルールがあります。

英語の改行のポイントに合わせてメールの例文も紹介するので、しっかりと日本と英語の改行ルールの違いを押さえましょう。

ルール①メールでは改行を減らす

英語でメールを送る際の改行のルールの1つ目のポイントは、「改行を減らすこと」です。

日本語のメールでは、読みやすさとブラウザー幅を考慮して頻繁に改行をしながら短い文を縦に並べていくことが多いでしょう。

しかし、英語の場合には、それほど頻繁に改行をする必要はありません。1〜2文ごとに改行があると、かえって読みづらさを感じるネイティブも少なくありません。

長文のメールを送る際は特に改行の数が多いと無駄にメールが長くなってしまうので、改行の数を押さえるように心がけることが大切です。

ルール②段落を意識して改行する

英語でメールを送る際の改行のルールの2つ目のポイントは、「段落を意識して改行すること」です。

1つ目のポイントでは、「改行を減らすこと」をご紹介しました。しかし、やみくもに改行を減らしてしまっては、逆に読みにくいメールになってしまいます。

英語のメールで改行をする際は、内容ごとに段落をまとめて改行することがいいとされています。

内容ごとに段落をまとめて改行すると、メールは一気に読みやすくなり読み手も内容を理解しやすくなります。

ルール③メールの結び部分での改行方法

英語でメールを送る際の改行のルールの3つ目のポイントは、「メールの結び部分での改行方法を学ぶこと」です。

英語でメールを作成する際に、意外と難しいのが結び部分の改行です。

本文の最後で改行し、1行以上あけて「Regards」や「Sincerely」のような結びの挨拶をいれ、さらに改行して差出人の名前を入れます。

以下にメールの結びの例を紹介するので、改行位置をしっかり押さえて完璧なメールの結び部分を作成してください。

また、メールの下には、英語での署名を入れることも忘れないようにしてください。

英語の単語の途中で切って改行するときの3つのルール

パソコンやスマホで英語の文章を打っているとき、文末などで英単語が途切れてしまうことを経験したことがある人もいるのではないでしょうか。

実は、単語を途中で切って改行する際にもルールがあるので注意が必要です。

単語を途中で切って改行する際のルールを見ていきましょう。

改行ルール①ハイフネーションを使って改行する

基本的には、単語が途中で切れないように注意しながらメールを書きましょう。

しかし、どうしても単語の途中で文章が切れてしまう場合もあるでしょう。そんなときには「ハイフネーション（-）」で切れ目を繋ぎます。

「ハイフネーション」は切れた単語の上の部分につけるのが基本です。

「mother-in-law（義理の母親）」のような、もともと「ハイフネーション」を使う単語の場合は、単語内のハイフネーションをそのまま使います。

改行ルール②英語の単語の音節を意識する

「ハイフネーション」は単語のどの部分にでもつけられる訳ではありません。

ハイフネーションをつける位置にも注意が必要です。

まず単語を「音節」に分けて考えましょう。「音節」は1つの「母音」を中心に分けてできる単位です。

例えば、「living」は「liv・ing」の2音節、「advantage」は「ad・van・tage」の3音節です。

上記のように音節ごとに分けて、音節の間に「ハイフネーション」を入れることで、単語の途中で改行しても違和感のない文章になります。

「単語を見ただけでは、音節がどこにあるのかわからない」という方は、辞書で確認してみることもおすすめです。

改行ルール③英語の単語が短い場合は改行不可

上記で説明した「英語の単語の音節を意識する」ルールは、1音節以上の単語にのみ適応されるので注意が必要です。

「boss」や「cut」など母音を1つしか含まない1音節の単語は音節ごとに分けれないので、「ハイフネーション」は使いません。

パソコンを使って文を打つ場合、1音節の単語が途中で切れて改行されることはほとんどありませんが、念のため覚えておきましょう。

英語での「セミコロン（;）」と「コロン（:）」は何が違うの？

英語の文章ではセミコロンやコロンを使って、文章を結ぶ方法もあります。両者の違いについて明確に把握していない方は、以下で一緒に確認してみましょう。

まずは、セミコロン（；）の使い方を説明します。

セミコロンには文と文を繋ぐ役割があります。

例えば、「I didn't like playing baseball;now I like it（野球が好きじゃなかったけれど、今は好きです）」のように使います。

注意するところは、セミコロンは接続副詞と一緒には使えますが、等位接続詞とともには使えないことです。

接続副詞は、「then」「therefore」「thus」「however」のように、文の繋がりを明示しますが、文と文をつなぐことはできないものです。

等位接続詞は、「and」「but」「or」「nor」「for」のように、文と文を繋げるものです。

例えば、「I didn't like playing baseball;but I like it」は間違いです。正しくは、「I didn't like playing baseball,but I like it」です。等位接続詞を使う場合は、セミコロンではなくカンマを入れます。

次はコロン（：）の使い方を説明します。

例を示すコロンは、「for example」と同じように使います。例えば「I like ethnic foods:Chainese food,Korean foods and Italian foods（中華料理や韓国料理やイタリアンなどのエスニック料理が好きです。）」のように例を示す際に使います。

英語での改行ルールを見つけよう

本記事では、英語のビジネスメールにおける改行の入れ方を紹介してきました。

英文の改行の仕方はなかなか習う機会もなく難しく感じるかもしれませんが、ぜひ本記事を参考に基本を確認してください。

最初は難しく感じますが、何通も英語のメールを作成しているうちに慣れて、改行の位置に困らずに英語メールを作成できるようになりますよ。

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