歓迎会を成功に導く幹事の上手な「立ち回り」のポイント

　4月に入ると、新入社員の歓迎会シーズンが始まります。「歓迎会」は普段の飲み会や、他のイベントと比べ、目的が明確であるところが大きな違い、特色と言えるでしょう。つまり、「セクション内、社内に新しく入ってきたスタッフを快く迎え、懇親を深め、それを今後の仕事に生かしていく」というはっきりした目的があるのです。

　そのため、歓迎会の幹事は目的に即した上手な立ち回り方をしなければなりません。新入社員も、先輩のスタッフも皆が楽しめる会にするには、幹事はどう立ち回ればいいかを説明していきたいと思います。

　幹事が最初に考えなくてはいけないのが、「自分の居場所」です。理想は末席。出入り口に一番近く、キャリアの浅いスタッフのいる末席こそ、上手に立ち回るための幹事のベストポイントです。また席というのは、全体を俯瞰しやすい位置でもあります。歓迎会に参加している人たちがどんなペースで飲食しているのか、どんなやりとりをしているのかが把握しやすいので、臨機応変な対応が出来るでしょう。

　また、末席には入社年度が最近の若い社員、スタッフが座りますので、何かあった時に、その後輩を「使う」ことも出来ます。例えば主賓である部長のためのタクシーを呼ぶといった仕事は、近くにいる後輩に指示すれば良いのです。

　幹事が常に意識しておかなければならないのは、「会の主役は誰か？」ということです。新人の歓迎会なのですから、主役はあくまでも新入社員。しかし実際には、その主役をないがしろにして、「いつものメンバーのいつもの飲み会」というムードになってしまうことが少なくありません。その結果、主役であるはずの新入社員が場から浮いてしまい、一人寂しく飲んでいるということも、起こってしまいがちです。

　幹事はこういったことを想定し、目配りしなければいけません。主役の新入社員が、ひとりぽつんと置き去りにされている、誰とも話をしないで居心地悪そうにしていると感じたら、すぐに対処するべきです。その人のところへ行って酒を進め、話をすると良いでしょう。

　あるいは、それを逆に「良いタイミング」と捉え、「では皆さんから。○○君への歓迎の言葉を発表していただきたいと思います」というように、会の進行に生かすことも考えられるでしょう。歓迎会で最もありがちなのが、「主役のほったらかし」です。幹事はその危険性を十分認識し、そういった状態に陥らないように立ち回る必要があるでしょう。

　以上、歓迎会での幹事の立ち回りについて紹介してきました。参加した人達に「良い会だった」「楽しい会だった」と思ってもらうためには、幹事の立ち回りも非常に重要になります。歓迎会の幹事を任された人は、ここで紹介したことを意識して歓迎会に参加するべきでしょう。