新入社員が電話対応のマニュアルを覚えるときのコツ

　新入社員が覚えることとして電話対応の仕方があります。自社でマニュアルを決め、同じ文言や対応の仕方をしなければならない会社もあるのではないでしょうか。ここでは、電話対応のマニュアルを新入社員が覚えるための方法を紹介したいと思います。

　まず、はじめに配られたマニュアルを自宅で何度も声に出して読み上げて下さい。電話は声に出して初めて成立します。目で読んで追っているだけでは実際の電話対応の際にうまく言えないこともあるのではないでしょうか。そのため、実際に声に出して読むことで、自分の言い方や覚え方を確立していくようにしましょう。必ず、一度は声に出して電話対応の練習をするのが電話対応のマニュアルを覚えるときは必要です。

　実際に現場で働く先輩社員がどのような言い回しで、どのように対応されているかを

耳を良くそばだてて聞いてみましょう。おそらく、マニュアルの文言通りに行っているわけではなく、似たニュアンスのことを言っているかと思います。失礼がないようにして、要件が相手に伝わればマニュアル通りの言葉で読む必要がないということを発見できるのではないでしょうか。先輩社員の中で一番丁寧な言葉遣いでマニュアルに近い対応をしている人を見つけて、その人の電話対応を真似する形で、覚えていくと効率が良いです。

　電話対応に慣れるまでは、電話中でも目に付きやすい所に覚えたいフレーズを貼っておきましょう。パソコンのデスクや、電話機本体の端っこなどがお勧めです。どうしても、慌てると自身の言い回しや言葉遣いが出てしまい、失礼な対応になりやすいので、間違えやすかったりよく使う大事なフレーズは身に付くまで目の触れるところにメモをしておくと良いです。

　ここでは、新人社員に向けて、電話対応のマニュアルの覚え方を紹介しました。マニュアルを覚えることで、電話対応への恐怖感も薄れ、だんだんと、自分でうまい言い回しができるようになりますので、早く覚えるためにもここで紹介したコツを実践してみましょう。