問題解決を目的とした「プロジェクトマネジメント」の進め方

　組織で立ち上げるプロジェクトは、理想と現実の間に生じているギャップを解消する「問題解決」を目的としています。問題と一口に言っても、既に生じている問題もあれば、今後起こりうる潜在的な問題など様々ですが、解決に向けたプロセスにあまり違いはありません。ここででは、問題解決を目的とした「プロジェクトマネジメント」の進め方を紹介していきたいと思います。

　「プロジェクトマネジメント」を進めていく上で、まずすべきことは、現状抱えている問題の分析を行い、メンバー全員に共通の問題意識を持たせることです。例えば、「会社のコストが増加している」という問題が生じている場合、

・現在会社全体のコスト金額はいくらであるか（例：年間100万円） 

・前年と比べてどの程度増加しているか（例：前年度コスト総額が80万円であり、20万円増加している） 

・コストが増加している理由は何か（例：新しい事業が立ち上がった、会社の机を一新した、営業部門の接待機会が増えた）

　といった問題の現状分析から始めます。

　そして、「会社のコストが増加していることは問題であり、解決しなければならないものである」と、プロジェクトメンバー全員に共通の認識を持たせます。問題解決のためのプロジェクトは、問題の現状分析と問題に対する共通認識が全ての出発点となるのです。この時点で認識にズレが生じてしまうと、その後のプロセスで話がかみ合わなくなる恐れがあるので、注意しましょう。

　次にすべきことは、現状から理想の状態に持っていくためのプロセスを設計することです。仮に理想の状態を「年間コストを●円とする」とすると、考えるべきことは現在のコスト額を目標額まで削減するために必要なプロセスを洗い出し、タスクに落とし込むということです。例えば、

1. 現在の部署別のコスト額を調査する。

2. 調査結果に基づき、前年と比べてコストが増加している部署にヒアリングを行って、コスト増加原因を特定する。

3. コスト削減に向けたプランを部署単位で作成してもらう。

　といったことが考えられます。きちんとプロセスを設計することで、自分たちの目指している部分がブレにくくなりますし、メンバーも今やっていることは無駄なことではないと感じることができるため、モチベーションを維持しやすくなるでしょう。

　プロセスを設計した後は、それが計画通りに実行されているかどうか進捗管理を行います。先ほどの例の場合、各部署にコスト削減プランを作成してもらい、それが実行されているかどうかを定期的に確認します。予定通り進んでいない部署があれば、その原因を確認し、対策を打って、確実に計画を実行してもらうよう働きかけます。

　これを怠ってしまうとプロジェクトが途中で頓挫してしまうこともあるので、進捗を確認する日や時間を明確に定め、定期的に確認するようにしましょう。

　以上、問題解決を目的とした「プロジェクトマネジメント」の進め方を紹介してきました。プロジェクトを成功に導くためには、メンバーの「やる気」や「勢い」も大切な要素となりますが、まずはしっかりとした計画が大切になります。プロジェクトを立ち上げる前に、現状の分析をもとにした計画書は最低限作成しておくべきでしょう。