【もう書き間違えを起こさない！】Excelで効率よく履歴書を作成する書き方

　もし自分の応募したい企業の中で、履歴書が自由形式の場合、Excelで履歴書を作る事をおすすめします。Excelであれば、自由な表組みも簡単にできますし、Excelは表計算ソフトなので計算をしてくれます。

　実は、Excelほど履歴書に向いたソフトはないのです。もしデータのまま送付する場合、ファイルをそのまま送っても良いですし、気を使ってExcelの形式ではなく、PDFにしてしまうことも可能です。履歴書に必要な写真も、画像データを所定の場所に貼り付ければ済みますし、近頃では写真館などで、安価で撮影し、画像データをCD-Rに焼いて渡してくれます。最近はweb応募の会社も増えて、履歴書を紙ではなくデータの状態で送るケースも増えているので、履歴書用の写真はデータの形で用意しておく事をおすすめします。

　履歴書を書く時、皆さんはどうされていますか。以前書いたものを引っ張り出して修正、加工されていませんか。Excelであれば、なにしろ表計算ソフトですから、自動的に、ファイルを開けば計算してくれます。履歴書の内容の、応募する日付は「今日」「本日」だと思いますが、そこを、today関数を入れて、表示形式だけ変えて、＝today( )としておきます。そうすれば、プリントアウトした日付が応募した日付なので、修正間違え等のケアレスミスも防げます。

　次に、満年齢のところに、=datedif(あなたの生年月日,today,"y")と関数をいれれば、例えばファイルを３年ぶりに開いても、あなたの満年齢は自動的に更新されている事になります。ちなみにDatedif関数とは語源がDate Differenceで、「デイトディフ関数」と読みます。「どれくらい日々が隔たっているか」を求めてくれる関数です。

　肝心の履歴書の内容である何年に何処の会社に入社したかなど、全て入社、退社を西暦のyyyy/mm/ddで入力し、表示形式を「平成○○年」などに変更しておけば、その箇所も通常の履歴書と同じ表示になりますし、別の列を設けて、Datedif関数で計算させれば、それぞれの企業での在籍年数も自動的に計算してくれるので、何年あの会社に在籍したか、などの計算も不要になります。

　応募に使う時は、忘れずにその列を非表示にしておけば良いのです。また、履歴書の内容自体が、ある程度のITリテラシーの証明になるので、企業の担当者の目は引くはずです。近頃では１件求人を出すと、２００～３００件は履歴書が届く事は当たり前ですから、そのなかで目立つ、担当者の目に留まる、という意味でも、Excelでの履歴書は有効です。