企業の採用担当者が面接の「合否結果」を手紙で送る時に注意すべきこと

　これから企業の採用も本格化するにつれて、採用担当者は応募者に対して合否の連絡をする回数が多くなってくるでしょう。メールなどで合否の連絡をする企業も増えてきましたが、中には郵送で採用の合否を送る企業もあるでしょう。では、合否を郵送で送る時に注意することはなんでしょうか？ここでは、手紙で合否の結果を連絡する時に注意すべきことを紹介していきます。

　合否の結果は会社の社外宛文書にあたるので、宛名の間違い、文章の間違いといった誤字・脱字には細心の注意をはらいましょう。あくまでも会社の採用担当として、代表として文章を発送することを忘れないでください。社外文書であれば手書きで宛名を書くのが一般的ですが、最近はパソコンで直接印刷や、宛名のラベルを張ることも多いと思います。その時、印刷の曲がりや、ラベルの曲がりも注意しましょう。また、内定者や不採用者向けの文章を社内でマニュアルされているなら、最期の担当者名を変えることを忘れないでください。会社によっては違うと思いますが、採用者向けの書類には下記のことが最低限書かれていることを確認すると良いでしょう。

・入社試験に合格した旨

・正社員であれば、期間の定めの無い雇用契約である旨

・具体的な入社年月日

・具体的な勤務地

・具体的な配属部署名（役職名）

・具体的な雇用条件

・提出書類／提出期限

・留意事項

・問合せ先

　

＊封筒の宛名と、中の文章の宛名は合っていますか？

＊不採用で書類を送りかえさせてもらう場合、封筒・通知の宛名とあっていますか？

＊採用者への通知文章は足りていますか？

（説明会や、今後の日程を書いたものはありますか？通知書に記してあるか、別紙で同封するか確認しましょう）

　企業側としては、選定にじっくりと腰を据えたいと思うでしょう。しかし応募者は

、採用されるかどうかやきもきしているため、採用・不採用を決めたら早い段階で結果を郵送すべきです。不採用だった場合、応募者は次の面接に力をいれなければなりません。その会社に採用されたくて、他の面接を受けていない場合もあるでしょう。そうした面接者の気持ちと、万が一の送り忘れをなくすためにも「あとでいいや」と思いは捨て、すぐに結果を送ってあげる心がけが大切です。

　以上、面接の合否の結果を手紙で送る時に注意すべきことを紹介してきました。応募者が多くなってきてしまうと、結果の連絡が遅くなってしまうこともあるでしょう。企業にとっては、何千人の中の一人かもしれませんが、応募者からすればその企業のことしか考えてなかったという人も中にはいます。採用担当者は、そういった人がいるんだということを頭に入れて採用の業務をこなしていくべきでしょう。