海外企業とやり取りをしていて「期限までに返事がない」という経験をした人も多いのではないでしょうか。
今回は、期限までに返事がない、納品がないといったときに送信する催促メールの英語表現を紹介していきます。
英語での催促メールの書き方がわからない人は、本記事で英語の催促メールに使えるフレーズをチェックしましょう。
- 英語で催促メールを送る際は、「簡潔に」「丁寧に」を心がける
- 紹介する英語のフレーズを利用して、正確にニュアンスを伝えよう
催促メールで使える「催促してすみませんが」というニュアンスを持つ前置き表現
相手によっては忙しくてメールに目を通せない人もいるでしょう。しかし、急ぎの返信が必要な場合もありますよね。
次は、相手の事情を考慮していることを表す「催促してすみません」というニュアンスを持つフレーズを紹介しましょう。
- （I am）Sorry to bother you, but ～.「お忙しいところすみませんが、～」
- I apologize for the urgency, but ～.「お急ぎ立てしてすみませんが、～」
- Sorry for the rush, but ～.「急かしてすみませんが、～」
- Recognizing your very busy schedule, ～.「とても忙しいのは重々承知ですが、～」
- I understand that you have a heavy schedule, but ～.「とても忙しいのは理解していますが、～」
これら例文の後には、急を要する理由や要件を書きましょう。
しかし、場合によっては嫌味に思えてしまうなど、かえって悪い印象を与えたりする場合もあります。
その前置きが本当に必要かどうか、十分に考えた上で送るようにしましょう。
催促メールの文末で使える「返事を下さい」という英語表現
相手がなかなか返信をくれない場合に、メールの返信を催促することもあるでしょう。
次は、メールの返信を催促するシーンで役立つ英語表現を紹介していきます。
英語のビジネスメールには「シンプルに、わかりやすく丁寧に」という暗黙のルールがあります。要件が不要に長くならないように気をつけましょう。
返信先を指定する場合の英語表現は？
催促メールに限らず、返信するメールアドレスを指定する場合には以下のような表現を使ってみましょう。
- I would appreciate it if you can respond to my e-mail below. Thank you. 「下記の私のメールアドレスにご返信いただければ幸いです」
メールの返信を催促する英語表現は？
メールを送ったのに返事がない時、送りたい催促メールは、人によって様々でしょう。本記事では、相手のもとにメールが届いたのか不安な時や相手がメールを読んだのか不安な時、単に返信を早く送ってほしい時に使える英語表現を以下の例文で紹介していきます。
- I am still expecting your response regarding ～.「～についての返信をまだ待っています」
- This is a reminder that I have yet to receive a reply from you on the e-mail below.「念のため、下記メールについてのご返信をいただいていないことを再連絡いたします（以前送った文面を添付）」
- I was wondering if you have had chance to look at the e-mail below.「下記メールをお読みいただけたでしょうか？」
- I was wondering if you have had checked the email below.「下記メールをお読みいただけたでしょうか？」
- Just（I was）wondering if you have received my previous message.「前回のメールは届いていますか？」
- Would you kindly give your reply, as your response is very important to us？「とても重要な件ですので、何卒ご返信をお願いします」
- If you have not already, please take a moment to check the message below.「まだであれば、下記のメールをご確認ください」
- I would appreciate it if you could give your response.「ご返信いただけると幸いです」
- Since we are in a big hurry, please get back to us as soon as possible.「急いでいるので、できるだけ早めの返信をお願いします」
- I was wondering if you have received the email I sent on January 25th.「1月25日に送りましたメールは届いていますか？」
- Your immediate response is highly appreciated.「早めにご返信いただけると幸いです」
納期に間に合わせるために使える催促メールの英語表現
取引先に対して、現状ペースでは納期に間に合わないなどの催促メールを送ることもあるでしょう。
その際は下記フレーズを参考に、催促メールの文面を作成してみてください。
- At this rate, we will not be able to meet the deadline.「このままでは納期に間に合いません」
- We will miss the due date.「納期に間に合いません」
英語で催促メールを送る際のポイント
ただでさえ緊張する催促メール。そのうえ普段書きなれない英語で、催促メールを送るのは難しいですよね。
今回は特に大切な2つのポイントを抑えて、相手を不快にさせない催促メールを送りましょう。
ポイント1．主張を簡潔に伝える
英語には日本語のような遠回しの表現がないため、メールを書く際には内容を簡潔にする必要があります。
遠回しな伝え方では、相手には伝わりません。
何が問題で、相手にどうして欲しいのかを考えメールの要件を1度書き出してから文章にしてみるといいでしょう。
ポイント2．丁寧な表現を使う
ビジネシーンでは、基本的に「丁寧な表現」を使うことを心がけましょう。
例えば「Can／Will you〜？」の代わりに「Could／Would you〜？」を使うのが一般的です。
英語には敬語表現がないと思っている方もいらっしゃるかもしれませんが、丁寧な表現やビジネスで使われる表現は決まっています。ビジネスで使用するときには、オフィシャルな場にふさわしい言葉遣いなのか確認するようにしましょう。
- 主張を簡潔に伝える
- 丁寧な表現を使う
英語のビジネスメールで使える「挨拶」
どんなビジネスメールにも必要なのが「挨拶」。挨拶が「無礼だ」と判断されると、それ以降の内容を読んでもらえないこともあります。
そのためまずはビジネスメールの書き出しで使える挨拶表現について紹介します。以下の例文を参考にしてください。
- Hi［Hello］, Mr.[Mrs./Miss］（氏）.「こんにちは、～さん。」
- Dear Mr.[Mrs./Miss］（氏）.「～さんへ。」
例文を参考に英語で催促メールを送ろう
- 「簡潔に」「丁寧に」を意識した催促メールを送る
- フレーズを適宜利用して言いたいことをうまく表す
本記事では、英語の催促メールで使えるフレーズを紹介してきました。
返事を催促する際には、トラブルなどを避けるためにも丁寧な文面を心がける必要があります。自分が催促メールを受信したときのことを考え、相手の気持ちに立って催促メールを送るようにしましょう。
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