上司に遅刻の了承をもらった後に返信するメールの書き方

　社会人として、遅刻をすることは許されることではありません。寝坊だけではなく、異常気象であれ交通機関の遅れであれ、全ての遅刻は自己責任となってしまいます。しかしそれでもどうしても避けられないのが、遅刻。良識あるあなたなら、遅刻が決定した時点で会社に連絡をしていることでしょう。本来一番の連絡方法は電話なのですが、ここではお互いが交通機関の中などで電話が使えずメールで了承を得た場合に、それからのあなたがとるべき行動についてご説明しましょう。

　遅刻をすると最初に伝えた時に、どれくらいの時間遅れるかについてはきちんと伝えてあるでしょうか。上司同僚にかかわらず、あなたを待っている相手は約束の時間にあなたがいるという設定でその日の予定を組んでいるはず。もし遅刻を伝えようと思うあまり、どれくらい時間がかかりそうかを伝えていないのなら、返信で必ず伝えるようにしましょう。

　取引先とのアポイントメントや納品、プレゼンなど、上司に直接メールで遅刻連絡をするような場合はたいてい、通常とは違う業務日だったりするもの。あなたが１５分遅れることで、大切な取引に支障をきたしてしまう可能性も否定できません。ここで責任感のあまり、自分の遅刻で迷惑をかけた分をカバーするさまざまな案を、こうしましょう、ああしましょう、といきなり返信に書き込んでしまう人がいますが、実はこれは逆効果。遅刻についての連絡をしお詫びをたら、次にするべきは、上司の指示を仰ぐこと。あなたの遅刻によって変わってしまった予定をコントロールしているのは他でもないあなたの上司なのです。まずは自分のアイデアを伝える前に、上司の指示を待ちましょう。

　さて上司とはいえど、あなたを信頼していれば信頼しているほどその遅刻想定外のはずです。指示を仰いでも考えあぐねているようであれば、あなたなりのカバーアップ方法を押し付けにならないように提案してみましょう。必要なファイルをあなたが持っているのであればクラウドやメールで共有したり、あなたが到着するまでの間代わりになってくれる人物を見つけて、上司に伝えましょう。もちろん日頃からこういった不測の事態に備えて必ず上司に同じものを携帯してもらうのも得策です。あなたがいないとはっきりとしない内容のものは、箇条書きにしたシンプルなメールで上司に概要を伝えましょう。この時詳しく伝えようとびっしりと書いたメールはかえって上司の気持ちをいら立たせるのでご注意を。シンプルに、丁寧に、自分の失敗をカバーするようにしてください。 

　こうした経過を経てから上司の元に到着すれば、遅刻の事実こそ消えないものの、被害は最小限に食い止められるかもしれません。迷惑をかけたことをきちんと上司に謝罪したら、さっそく普段の倍の集中力で業務に取り掛かりましょう。