【例文7選】面接の日程変更メールの書き方と7つのポイントを紹介【就活・転職】

やむをえない事情で面接の日程変更をせざるを得ないときもあるでしょう。面接の日程を変更するときには、どのように連絡したらいいのでしょうか。

本記事では面接の日程変更をする連絡方法や例文、お礼の仕方などを解説。面接前から第一印象を悪くしないためにも、マナーを守った連絡ができるようにチェックしておきましょう。

面接の日程変更はしてもいいの？

面接の日程を変更していいのか・悪い印象にならないのか、気がかりな人もいるのではないでしょうか。

「大学の試験や他社の選考などによって、どうしてもその日は出席できない……」となることもあるはず。都合がつかない場合は、面接の日程を変更することは問題ありません。

面接の日程変更を行ったこと自体で印象を悪くすることはないので、安心をしてください。
ただし、日程を変更するメールマナーが守れていないと悪い印象を残す可能性があるので、メールマナーを守ったメールを作成することをおすすめします。
 

面接で日程変更をするときに気をつけたい5つのポイント

会社との面接日が一度決まっても、急遽用事が入ってしまい都合が悪くなってしまうこともあるでしょう。

面接官もやむを得ず日程変更が必要になることは理解しているので、日程変更するだけでマイナスのイメージになることはないので心配しなくて大丈夫です。

しかし、日程変更をする際にはビジネスマナーとして気をつけておきたいポイントがあります。

まずは、面接の日程変更をするときに守りたい5つのポイントを確認していきましょう。

1．日程変更の連絡は可能な限り早めに

面接で日程変更をするときに気をつけたい1つ目のポイントは、可能な限り早めに日程変更の連絡をすることです。

メールや電話での連絡をするときには緊張したり、どう話せばいいかわからなかったりと、連絡をしにくいと感じるかもしれません。しかし、会社側は求職者との面接のために人材や時間の確保をして準備しています。

選考企業になるべく迷惑をかけないために、日程変更の必要があるとわかった時点で速やかに連絡を入れるようにしましょう。

面接日程までに時間がある場合にはメールのでの連絡でもOKですが、面接日程が迫っている場合には、少しでも早く日程変更を伝えるためにも電話をすることがおすすめです。

インフルエンザや風邪など、体調不良で「当日の体調次第で行けるかも知れない……」という場合、ギリギリまで連絡をせず待ってしまう方もいらっしゃるかもしません。しかし、当日キャンセルするのは企業への被害も大きくなってしまいます。

また、インフルエンザや風邪をうつしてしまう可能性もあるため、難しそうだと判断した場合は早めに連絡しておきましょう。

2．面接の候補日をいくつか提示する

面接で日程変更をするときに気をつけたい2つ目のポイントは、変更する面接の候補日をいくつか提示することです。

日程変更をお願いする際には、代わりの日程候補を伝える必要があります。日程の候補日が少なすぎると企業との予定が合いにくくなってしまいます。

「△曜日は都合がつきませんが、それ以外は可能です」「△日〜△日は終日空いております」など、複数の日程候補を送るようにしましょう。

しかし、面接日程の候補日が多すぎても、相手に思考する手間をかけてしまいます。

面接の日程変更候補日を提示する際は、候補日は3〜5日程度に絞って連絡するようにしてください。

3．変更してもらった面接の日程は必ず守る

面接で日程変更をするときに気をつけたい3つ目のポイントは、変更してもらった後の面接日は必ずスケジュールを守ることです。

上記で説明した通り、企業側は求職者との面接のためにあらゆる準備を行っています。その上で、決まっている面接日程を求職者側の都合で1度変更してもらったことを忘れてはいけません。

1度の変更の場合は「仕方がないこと」だと対応してもらえますが、何度も延期やリスケジュールを繰り返すと、印象が悪くなってしまうことも。また、企業に「簡単にスケジュール変更できるほど軽く見られている」と思われる可能性もあります。

日程変更する際、次回の候補日は変更しなくても大丈夫なよう、都合をつけられる日程を選ぶようにしてください。

4．前日や当日の面接日程変更は電話で連絡する

面接で日程変更をするときに気をつけたい4つ目のポイントは、前日や当日の日程変更は電話で伝えることです。

面接の日程変更をする際に最も悩むのが「連絡方法」ではないでしょうか。

先ほども説明したように、所用で行けなくなった面接予定日が1週間先など先であれば、メールでもOKです。

しかし、面接の前日〜当日に日程変更をお願いする場合は、然の日程変更はなるべく早く伝える必要があるため、メールではなく電話で連絡が必要です。

面接のために人員や場所を準備している企業への配慮として、緊急を要する面接の日程変更は電話で連絡することを覚えておいてください。

また、電話をする際には相手の営業時間内にすることがマナー。どうしても営業時間内に電話できない場合は、メールをして翌日の営業時間内に再度電話で連絡をするようにしましょう。

電話をするときには、相手が聞き取りやすいよう静かな場所から電話するようにしてください。

5．メールで連絡する場合は、件名に「日程変更の旨」を記載する

面接で日程変更をするときに気をつけたい5つ目のポイントは、メール連絡するときの件名です。

ビジネスメールにおける件名とは、メール内容を一目で伝えるためのもの。面接日程の変更をメールで連絡する場合、「面接日程変更の連絡」というのが一目でわかるような件名にしましょう。　

「面接日程変更のお願い」「面接の日程を変更させていただきたいです」など、簡素なメールの件名にすることがおすすめです。

相手の企業にとって、面接の日程変更の連絡はとても重要なもの。相手の目につきやすい件名にすることが、ビジネスパーソンにとっての基本だと覚えておきましょう。

6．正当な理由を伝える

面接の日程変更をする際は、正当な理由を伝えることが大切です。

大学の試験や授業などで日程を変更したい場合は、正直に理由を伝えましょう。大学生は勉強が本分であるため、大学の用事が理由で面接の日程変更をすることは問題ありません。また、身内の不幸やお通夜などでも同様に、正直に理由を話しましょう。

仮に、他社の選考とかぶってしまった場合は、「別件がありまして」「都合が悪く」などと、理由をにごしたほうが賢明です。正直に伝えると、志望度が他社よりも低い可能性があると捉えられてしまうため注意しましょう。

7．日程変更のお願いメールに返信が返ってこない場合は電話する

日程変更のお願いメールに返信が返ってこない場合は電話することをおすすめします。

メールの返信が返ってこないと、何か悪いことをしてしまったのかも？と不安になるのではないでしょうか。メールが正しく送れていないか、担当者が読み飛ばしている可能性があります。

まずは、送信履歴を確認しメールが送られているかどうか確認をしましょう。そして、メールが来ていても気づいていない可能性があるため、迷惑メールやその他のメールアドレスにメールが来ていないかチェックします。

それでも返信が来ていない場合は、担当者に直接電話をし日程変更をしたい旨を伝えるといいでしょう。本記事で、電話で日程変更をする方法をご紹介しているので、参考にしてくださいね。

メールで、面接の日程変更をお願いする例文

ビジネスマナーを守ったメールを送ることで印象を下げることなく、日程変更を行えます。以下では、それぞれのシーンごとにメールで、面接の日程変更をお願いする例文をご紹介します。日程変更メールを送る際の参考にしてください。

面接の日程変更をお願いするメールテンプレート

すでに決まっていた面接の日程を変更する場合のテンプレートをご紹介します。

面接の日程を変更してもらうことに対しての謝罪の気持ちをこめながら、メールを書くとよいでしょう。

メールの最後には、自分が送ったメールであることがわかるように署名を入れましょう。署名の入れ方を知りたい人は、以下の関連記事を参考にしてください。

関連記事：メールの署名を作る3つのポイント＆デザインテンプレート22選

候補日以外で面接をお願いするメール

企業が提案してきた候補日がすべて用事がある場合は、候補日以外で面接をお願いするメールを送りましょう。

候補日は3〜5日程度に絞って、幅を持たせた時間を提案すると親切です。以下では、候補日以外で面接をお願いするメールの例文をご紹介します。

企業からのメールに直接返信するため、件名は企業からのメールの件名のままで返信しましょう。

関連記事：「返信の返信」は必要？ビジネスメール返信で気をつけるべき基本ルール

急用が入ってしまった場合のメール

体調不良以外でも、身内の不幸があったり、突然のゼミが入ってしまったりと急用で面接に行けないこともあるのではないでしょうか。

急用で面接に行けなくなったときは、包み隠さず理由を伝えることで、企業からの理解を得やすいメールになります。以下のメール例文を参考に、丁寧なメールを送ってみてはいかがでしょうか。

優先順位が高い他社の面接が入ってダブルブッキングしてしまった場合は、「都合により」と理由をぼかして伝えましょう。

前日・当日の体調不良で面接の日程変更をお願いするメール

面接の前日や当日の体調不良で、どうしても会社に行けないとなっている人もいるでしょう。急な日程変更の場合、メールではなく電話で伝えるほうがいいとされています。

喉が痛くてうまく話せないなどの理由があるときや、電話に相手が出ないときなどはメールでお願いをしても問題ありません。なぜ電話ではなくメールを選んだのかを併せて伝え、謝罪をすることを忘れないようにしましょう。

【例文】面接の日程変更を電話で連絡するとき

面接の前日から当日に日程変更をお願いする場合は、メールではなく「電話」での連絡が必要です。

特に面接当日は、企業も面接の準備を進めて待っているはず。できるだけ早く企業に連絡し、きちんと謝罪の言葉を述べるようにしましょう。

電話で面接の日程変更をする際は、ぜひ下記のように先方に伝えてください。

【転職面接の日程変更メール】企業への返信のポイント

転職面接の日程変更を希望するメールを送ったら、企業からの返信が来るでしょう。もし、1週間経っても返信が来ない場合は、担当者がメールを見逃している可能性もあります。

本来の面接日時の前々日になっても返信が来ない場合は、日程変更のメールが届いているのか電話で確認すると安心です。

また、日程変更をお願いした後の企業からの返信には、必ず返信することがマナーです。以下に、会社に返信する際のポイントを紹介するので参考にしてください。

ポイント1．メールを新規作成しない

企業へメールを返信するときには、新しくメールを作成するのではなく、来たメールに直接返信することがポイントです。

直接返信することで、件名に「Re:」がつくので「このメールは返信されたメールなんだな」と判断できます。

メールのやり取りが続き、「Re:Re:Re:」と増えた場合は、消して「Re:」1つにまとめても問題ありません。あまりにも「Re:」が増えると、それだけで件名が埋まってしまい、何のメールなのか判断しにくくなります。数が増えてきた場合には「Re:」の数を減らして返信するようにしましょう。

また、メールを新規作成ではなく返信することで、前回のメールを確認しやすくするメリットもあります。

「Re:」がついたまま返信するのは失礼かな、と心配な方もいらっしゃるかもしれませんが、ビジネス上都合がいいことを覚えておきましょう。

ポイント2．返信は早めにする

企業からのメールへの返信は、できるだけ早めに返信することがポイントです。

特に、面接の日程変更をしてもらったということは、相手に手間をかけさせたということです。こちらから無理をお願いしたのに、何日もメールを放置することは、失礼にあたります。

メールの対応方法だけでも、相手への印象は大きく変わります。これから入社を希望している企業へはできるだけ好印象を与えておきたいもの。社会人のマナーとしても、24時間以内には必ず返信するように心がけましょう。

ポイント3．必ずお礼の言葉を添える

企業からのメールの返信をするときには、必ず日程変更をしてもらったお礼の言葉を添えるようにしましょう。

面接には複数人が面接官としてスケジュールを開けていることも少なくありません。特に面接が進むに連れ、マネージャーや役員など忙しい方が関わってきます。

面接の日時を変更するということは、相手の会社の何人ものスケジュールを変更し、再度日程調節をしてもらうということです。多くの人に迷惑と手間をかけていることを認識し、謝罪とお礼の言葉を添えることを忘れないようにしてください。

転職面接で日程変更をしたときのお礼の仕方は？

では、面接の日程変更をしてもらったときにはどのようにお礼を伝えるのがいいのでしょうか。

返信にお礼を付け足すだけでOKなのか、新たにお礼のメールを作成したほうがいいのか悩む方もいらっしゃるでしょう。

最後にケース別の日程変更のお礼方法について確認しましょう。

転職面接の日程変更のお礼はメールでOK！

面接が前日〜当日に面接日程を変更する場合は電話で連絡すべきだと説明しました。直前に日程変更した場合は、電話でのやりとりでお礼を伝えたあと、メールでも再度お礼を伝えましょう。

電話だと業務の妨げになってしまう可能性もあるので、メールでお礼を伝えるほうがベター。新しく設定した日程をテキストで残しておく意味でも、電話のあとメールを送っておきましょう。

お礼メールには「変更後の面接日程」を記載する

上記のように、お礼メールを書く際には、確認として面接日程をもう一度メールに書いておきましょう。

日程を再び記載することで、日程や時間の認識ミスを防ぐことができ、相手への確認にもなるので一石二鳥です。

また、面接の場所が変わる可能性もあるため、場所をメール文に明記しておくとより丁寧なメール文になります。

オフィスが複数ある場合は念の為、オフィスの住所も記載しておくと安心です。

＜例＞
△月△日（△曜日）15時から、
貴社（東京都渋谷区◯◯◯◯◯◯ 5F）にお伺いさせていただきます。

面接の序盤で、日程変更のお礼を伝える

面接の日程変更をしてもらい、いざ面接本番。

面接が始まった際にも、日程変更をしてもらったことに対してお礼を述べることを忘れないようにしましょう。

お礼を言うタイミングは「面接序盤」。後にお礼をしようと思っていると、お礼の言葉をかけるタイミングを逃しかねません。

最初に挨拶をするときに「今回は、日程変更をしていただきまして、大変ご迷惑、お手数をおかけいたしました。誠にありがとうございます。」と伝えることで、第一印象もよくなり、相手も気持ちよく面接を始められるでしょう。

お礼を述べた後は、日程変更してもらったことに対して恐縮しすぎず、通常通りに面接官の質問に受け答えをしていくようにしましょう。

入社してからも、取引先へのアポイントで日程変更をお願いするケースも出てくるでしょう。日程変更してもらったことを引きずりすぎると、実際の業務でも、イレギュラーなことが起こると通常通りに対応できない人だと思われてしまい、マイナスイメージとなりかねません。

一度謝罪とお礼をした後は、切り替えて対応するように心がけましょう。

【例文】転職面接の日程変更後に送るお礼メール

日程変更をしてもマナーを守っていれば悪い印象にはならない

面接の日程を変更しなければならないとなると、「マイナスイメージに繋がってしまわないか」「評価が下がるのではないか」と心配になる方も多いでしょう。

しかし、本記事で伝えたように、企業への礼儀を忘れずに誠意をもった対応さえできれば、日程変更をしても悪い印象をもたれることはありません。

誠意とマナーのある対応をすることで、「イレギュラーなことにもきちんと対応できる人」と評価してもらえる可能性もあります。

面接日程変更をお願いする際は本記事で紹介したポイントに気をつけて連絡、お礼をきちんとするようにしてください。そうすればきっと転職活動の選考もうまくいくでしょう。

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