目的をブラさないために「キックオフミーティング」で話し合うべき内容

　キックオフミーティングの目的は、発注者、受注者双方の考え方が同じである事を確認するです。キックオフミーティングにはプロジェクトに参加する担当者が出席するため、考え方に相違がある場合にお互いの考えを出し合い、話合って同じ考えになるように調整することができます。では、キックオフミーティングでは、どのようなことをべきなのでしょうか？

　キックオフミーティング時に、受注者と発注者間で、基本的な事を合意するための話し合いです。

　発注者側が提示した仕様内容を受注者が基本設計書として提示し、基本設計の内容が仕様通りかどうかを確認します。もし相違があれば、訂正を求め、提示した仕様に合うようにします。逆に、提示された仕様内容では仕事が進められない場合もあるため、発注者側が仕様の変更を行うこともあります。

　受注者は仕事の始まりから納品までの工程表を説明します。キックオフでは詳細工程の説明は必要ありません。工程の主要な段階となるマイルストーンの説明と、これを守らないと工程が遅れてしまうクリティカルな作業を説明します。また、工程を守るために発注者側の協力すべき内容、例えば詳細な仕様の提示の期限を説明し協力を求めます。

　発注者側、受注者側の両方の人員配置、誰がどのような仕事を担当するのか、また工程を管理する人、方法について説明します。この内容に従って、プロジェクト進行に従って発生する事項を、両者とも誰に尋ねれば良いか確認でき仕事がスムーズに進められます。

　詳細の仕様内容の確認から始まり、詳細設計に入り、また、部品等も作られていきます。色々な工程が同時並行で進められますが、プロジェクト全体の管理をどのように行うかといった内容を話し合います。

　仕事の進捗状況の確認、工程チェック、手配品の製作状況・納期管理等を行うミーティングを定期的に行う必要があり、いつ、どこで、だれが、何の内容で、どのように行うかを話合います。なお、進捗の確認は、発注側、受注側ともにそれぞれのプロジェクト内では、毎日ミーティングを行い、問題のある内容を解決することが理想的です。

　打ち合わせた内容、作業中に指示された内容、変更が有った時の理由と変更内容等、仕事を進める上で発生するお互いのコミュニケーションの方法を話合います。

議事録や確認書を残すことですが、後で問題が生じた時に振り返りができる重要な文書となります。

　計画が当初通りに進むことは稀で、何らかの仕様変更や設計変更等が生じて追加で作業が発生します。この時の追加がどちら側の問題で発生したかで費用の負担をどちらかが負うかが決まります。仕様変更や設計変更が生じた時の処理方法について、キックオフの段階で明確にしておくことで、プロジェクトの進行に合わせて発生する変更に対して迅速に対応することができます。

　一番困ることは、変更が発生して対応した時に、その変更を言った、言わないで紛争し仕事が停滞、プロジェクトの進行が遅れてしまうことです。何より、人間関係を損なってしまいます。変更時の対応方法を明確にしておくことで、お互いが気持ちよく仕事ができるようにしたいものです。

　プロジェクトの最終ではプロダクトが出ます、すなわち納入する製品です。この製品が正しく動作するか仕様通りの性能を発揮するかの確認が必要です。この試運転方法を決めることが主なミーティング内容です。なお、この性能確認は機械だけではなく、ソフトウェア単体でも同じことが言えます。また、正しく動作することの確認だけであれば、シミュレーションでの動作だけでも良しとする場合があります。

　収められた製品を検収する条件の大まかな内容を話合います。お金が支払われる条件ですから、具体的に示す必要があります。なお、検収条件は非常に細かいところまで決めますので、詳細はキックオフ後に詰めていきますので、キックオフでは大きい内容での同意に留めます。また万一製品に不具合があった場合には、無償で正規に直すという条件は不可欠で、内容によって期間を決めます。

　以上、キックオフミーティングで話し合うべき内容を紹介してきました。プロジェクトをスムーズに進行させていくためにも、ここで紹介したポイントをしっかり話し合うようにすると良いでしょう。