ミーティングの時に役立つ、効果的なアジェンダの作り方

　日本のビジネスシーンにおいて「アジェンダ」という言葉が頻繁に使われるようになりました。ここでそれを意味するものは、ミーティングにおける議題、日時、場所、参加者、目的、事柄、決定事項、結論など、ミーティングの流れを簡潔にまとめた資料のことを指します。

　アジェンダはミーティング開催前に配っておく必要があります。アジェンダがあると、ミーティングの進行状況がわかりやすいため、無駄な時間を費やすことなく、効率的にミーティングを行うことができます。それでは、今後ますます重要視されると考えられる、ミーティングで使うアジェンダの作り方をご紹介します。

　アジェンダをミーティングで活用することにより、時間配分を決めることができるため、ダラダラと無駄な時間を費やすことなく、効率的にミーティングを行えます。

　話し合う議題、目標、結論などが明確になるので、全員共通の意識を持って項目と時間に従い、最終項目まで一直線で話し合うことができます。

　一般的な作り方として、まず項目の書き方の例を取り上げます。「ミーティング名、目的、参加者、所要時間、日時、場所、議題（複数の場合は箇条書きで）」といった項目分けをすることをおすすめします。

　また、項目ごとの隣に時間配分を記載しておくことをお勧めします。さらに、アジェンダのはじめの方に「目的」を持ってくることは大前提です。何のためのミーティングであるかをはじめに明確にする必要性があるからです。そうすることによって、参加者全員の意識を同じところへ向かわせます。全員一致でそれを共有することにより、ミーティングの進行もスムースになるでしょう。項目や議題などは短めの文章で箇条書きすることをお勧めします。ミーティングの時間短縮を図ると共に、文書もわかりやすく単純化を図りましょう。

議事録も併せて活用する