取引先を困らせない！出張時の電話対応のマナー

　仕事をしていると、上司が3日から1週間の出張や1ヶ月から半年の出張をすることもあるでしょう。特に営業マンの人は出張という言葉を聞きくと、その期間中、営業エリアを離れてしまうため、お客様からかかってくる電話対応に関して悩んでしまいがちです。ここでは、お客様を不快な思いにさせない出張時の電話対応のマナーを紹介していきます。

　出張の知らせが来るのは多くの場合、1ヶ月前から2ヶ月前です。短期間の場合ですと2週間前が主流でしょう。中には出張期間中は忙しくて電話の対応ができない場合もあると思います。そこで出張する日にちが確定したら、自身が担当しているエリアと一番近い人に電話対応をお願いしましょう。この近くのエリアを担当している人にお願いすることには多くのメリットがあります。

　例えばお客様に何かあった際、すぐ駆けつけることができます。自分より駆けつける時間はさすがに遅くなりますが、他の人よりも地理に詳しいため迷うことなく駆けつけてくれるでしょう。

　

　もう1つのメリットが近くのエリアを担当している人の中には、そのお客様のことを知っている人がいるかもしれないということです。近くのエリアの人ですと駆けつける時間の早さとお客様同士で仲が良い場合があるので、出張が決まった際は近隣エリアの人に対応を依頼すると良いでしょう。

　近くのエリアの人と打ち合わせが終了したら、今度はお客様先に行くようにしましょう。そんなことは電話でお客様に伝えれば済む話だと感じる人もいると思いますが、それではお客様に好印象を与えることができません。みなさんがお客様の立場で、いつも担当してくれている営業マンから違う営業マンに変わったら不安に感じるでしょう。

　そこで、代わりの営業マンはどのような人かを目視で確認し、いつも担当してくれている営業マンから説明されれば多少は不安も和らぎます。また、お客様先に行ったら出張中は電話の対応がしにくくなることを先に伝えておき、出張期間中に担当する営業マンの電話番号を教えておくと良いでしょう。

　

　ですが、中には電話対応だけでもあなたが良いというお客様もいます。その場合は、電話をかけた際に必ずつながる時間帯を教えるようにしましょう。例えば、朝のこの時間帯や昼食時、午後の場合はこの時間と教えておけばお客様も無駄な時間と労力をかけることなく電話をかけられます。