上司からの評価を下げない！報告する際の失敗例と対策

　あなたは上司への報告を適切な形で行っていますか？上司へ報告することは、ビジネスパーソンなら日々行っていることですが、報告する内容・手段・タイミングによって、あなたの評価を上げる可能性もあれば、下げる危険性もあります。ここからは上司へ報告する際にありがちな失敗例を基に、上司への報告時に何に気をつけなければならないか、考えていきましょう。

　良い報告は後回しでもよいですが、悪い報告こそ一刻も早く上司に伝えなければなりません。人間誰でも、上司に悪い報告はしたくありません。しかし、悪い報告が自部署内で解決するものならば大きな影響はないかもしれませんが、他部署や取引先、お客様に影響する場合は、すぐに適切な対応をとらなくてはならないのです。その時の責任者となるのは、あなたではなく上司です。

　

　つまり、あなたが悪い報告をすぐにしなければ、上司も責任問題を問われかねません。悪い内容であればあるほど、直ちに上司に報告しましょう。

　新入社員によくありがちなことですが、上司への報告内容が長くかつ複雑になればなるほど、事実と話し手の意見を混同して報告しているケースがよくあります。

　

　上司へ報告する際は、どれが事実で、どれがあなたの意見かを明確に区別しましょう。そのためには、「まずこれまでの状況は、●●となっています」と事実の内容を先に述べ、続いて「私の意見としては、●●だと思います」と報告しましょう。上司への報告において、正確に伝えなければならないことは、事実の説明です。事実の説明においては、あなたの意見や感情を入れないよう注意しましょう。

　上司へ報告する内容によって、適切な報告の手段を選びましょう。例えば、口頭で話すか、メールとするか、電話とするか、資料を用いて説明するか、報告する内容によって使い分けます。

　

　例えば、作成した資料やデータについて報告する場合、口頭で説明するよりも、資料やデータそのものを上司に見ていただく方が早いです。また、悪い報告を直接申し出ることが怖くて、メールで済ませてしまう人もいるかもしれませんが、絶対にやめましょう。

　

　叱られるのは誰でも嫌なことですが、メールで悪い報告をすることは、上司がそのメールを見ない可能性がある、上司に伝わるまでに時間がかかる可能性がある、あなたの逃げ腰姿勢が全面的に出てしまって上司の印象が悪い、といった悪い結果しか招きません。悪い方向は直接面と向かって、真摯な態度で行うことが基本です。

　「●●の件、現状このようになっています。どうすればいいですか？」という内容はNGです。「どうすればいいですか？」と上司に質問することは、あなたが何にも考えていないことを表すだけで、上司から無能だと思われても仕方ありません。

　

　この「どうすればいいですか？」の部分を、あなたが適切と考えた判断・対策に替えて、それで問題ないかを上司に尋ねるようにします。例えば、「私としましては、●●といった対策を取りたいと考えていますが、それで問題ありませんでしょうか？」といった形です。