【会社を休むときのメール・電話の仕方】やむを得ない事情を上司に連絡する際のマナー

病気や足の怪我、身内の不幸などで仕事を休まなければいけないこともあるでしょう。やむを得ず仕事を休まなければいけないときは、メールや電話で休むことを伝える必要があります。

本記事では、会社を休む理由ごとに、角が立たないメールや電話での連絡をする方法をご紹介します。会社を休むときのマナーや伝え方を知りたい人は、ぜひ参考にしてください。

会社を休むときの連絡マナー

会社を休むときは連絡マナーを守って、上司に連絡を入れる必要があります。以下では、会社を休むときの連絡マナーについてご紹介します。

会社を休む連絡は基本的に電話を使う

メールでは連絡を見てもらうまでタイムラグがあり、すぐに休むことが伝わらない可能性があります。そのため、会社を当日休む場合は、直属の上司に電話で報告することが一般的です。

以下のような状況の場合は、無理に電話で連絡を取る必要はありません。状況に合わせて会社に連絡をすることをおすすめします。

始業10分前には休む連絡を入れる

会社を休むときは、始業10分前には休む連絡を入れることが無難です。

始業時間が始まるまでに連絡を入れていないと、「何か事故にあったのかもしれない」と心配をかけてしまいます。また、遅刻をしているようにも思わせてしまうため、休む場合はなるべく早く連絡をするようにしましょう。

休む連絡は必ず上司にいれる

会社を休む連絡は、基本的に直属の上司に伝えることが一般的です。

直属の上司が休んでいたり、連絡が繋がらなかったりした場合は、先輩や上司に近い人に伝えて、間接的に上司に伝えてもらうように頼みましょう。

また、電話が繋がらなかった上司には、他の人にも連絡をした上で、メールで休む連絡を入れることをおすすめします。

電話をしたりメールをしたりと面倒ですが、社会人として休むために必要な行為です。できる限り、マナーを守って仕事を休めるといいですね。

相談ベースで休みをいただく

上司に休む旨を伝える時は、相談ベースで話をすることが大切です。

「今日は会社休みます」と伝えるのではなく、相談ベースで「本日、お休みをいただいてもよろしいでしょうか？」と伝えるとGOOD。一方的に言うのではなく、伺う形で連絡すると丁寧です。

引き継がなければいけない仕事を伝える

取引先とのアポイントメントがある・今日提出期限の仕事があるなどと、引き継がなければいけない仕事がある場合は上司や同僚に伝える必要があります。

手帳やタスク管理アプリにあるタスクを忘れずに引き継ぎましょう。

取引先のアポのように、どうしても自分以外にできない仕事がある場合は、取引先にも仕事を休む旨を伝えるメールを送る必要があります。体調不良や身内の不幸で休むことを伝えて、リスケジュールを行いましょう。

上司に送る仕事を休むときのメール例文

上司に送る仕事を休むときのメール例文を、次のようなシーン別に、詳しくご紹介します。

• 体調不良で仕事を休む場合
• 足の怪我で仕事を休む場合
• 事故で仕事を休む場合
• 忌引きで会社を休んだ場合

体調不良で仕事を休む場合

体調不良で仕事を休む場合のメール例文をご紹介します。

足の怪我で仕事を休む場合

足の怪我で仕事を休む場合のメール例文をご紹介します。

事故で仕事を休む場合

事故で仕事を休む場合のメール例文をご紹介します。

身内の不幸で会社を休んだ場合

身内の不幸で会社を休んだ場合のメール例文をご紹介します。

取引先に送る仕事を休むときのメール例文

取引先に仕事を休むことを伝える際は、上司に伝えるよりもさらに丁寧に伝えることを意識しましょう。

以下では、取引先に送る仕事を休むときのメール例文をご紹介します。

体調不良で仕事を休む場合

体調不良で仕事を休む場合の取引先に送るメール例文をご紹介します。

事故で仕事を休む場合

事故で仕事を休む場合の取引先に送るメール例文をご紹介します。

身内の不幸で会社を休む場合

身内の不幸で会社を休む場合のメール例文をご紹介します。

上司を納得させる休み連絡の3つのコツ

仕事を休む正当な理由があっても、休むことに渋い顔をする上司も少なからずいる現状です。

なかなか休ませてくれない上司でも、休みたい旨を伝える方法を変えることで、納得してもらえる可能性が上がります。以下では、上司を納得させる休み連絡の3つのコツをご紹介します。

仕事を休むことを伝えるときは、とにかく丁寧に伝えよう

上司が電話口に出たら、「お忙しい中、大変申し訳ないのですが……」と、会社の状況などに配慮した言葉から始めましょう。

その後、「昨晩から体調が優れず、出社できずにいます。申し訳ありません」と会社を休む理由と謝罪の意を伝えます。出勤して行うはずだった業務内容を伝え、自分の仕事を誰かに引き継いでもらう必要があればその旨も伝えると丁寧です。

仕事の進捗状況を説明しよう

会社を休むという連絡に難色を示す上司は、期日までに仕事が終わるかどうかを心配していることが多い傾向があります。そんな上司を安心させるには、業務内容の進捗状況を説明することが有効です。

「現在抱えている案件の進捗状況は◯％で、期日までには十分完成する予定です」と言い添えるとGOOD。上司から「休むときも仕事の管理ができている」と信頼を得ることができるでしょう。

会社を休んだ後は助けてくれた人に感謝をしよう

会社を連日休んでいる間は、同僚や上司が自分がやるはずの仕事をカバーしてくれているはず。

会社に復帰できたときは、助けてくれた人たちに感謝の気持ちを伝えましょう。そのときに、菓子折りなどを持っていくと感謝の気持ちが伝わりやすいですよ。

電話で休む連絡をするときの具体的なトーク例

電話で休む連絡をするときの具体的なトーク例

会社を休むときの連絡は迅速に行おう

本記事では、体調不良や身内の不幸などで仕事を休むときのマナーや例文などをご紹介しました。

自分自身の体調がすぐれない・精神的につらいときに仕事のことまで考えられないかもしれません。しかし、社会人として今後も働いていくためには、マナーを守った丁寧な連絡をする必要があります。

大変な状況のなか苦しい気持ちではあるでしょうが、相手を気遣って丁寧な連絡をしてみてはいかがでしょうか。