上司への報告は、全てのビジネスパーソンの義務です。ただ、新入社員時代に教え込まれた「ホウレンソウの徹底」を実践すべきことは頭では理解していても、上司も忙しいので、「こんな些細なことまで上司に報告すべきか？」と悩むこともあるでしょう。ここでは、上司へ報告すべき内容と、報告不要の内容を分ける基準をご紹介します。
1. 最も大切なのは、上司のタイプを見極めること
上司によって、どんなことでも逐一報告してほしいタイプと、問題がなければ報告なしで業務を進めて良いとするタイプとに分かれます。 あなたの上司はどちらのタイプでしょうか？ 前者のタイプの上司なら、遠慮は不要です。些細なことであっても、業務の進捗を随時報告しましょう。
また、後者のタイプの上司であっても、何の報告もしないのはNGです。 適宜、「現在●●の業務を進めていますが、従来通りの方法で進めており、現在のところ問題ありません」といった報告はしておきましょう。 上司がどちらのタイプかわからない場合は、先輩や同僚に「上司はどういった報告を求めるのか」聞いてみましょう。
2. 初めて担当する業務は進捗を逐一報告する
上司のタイプに関係なく、あなたが初めて担当する業務は、進捗を上司に逐一報告します。 些細なことと思う事柄であっても、必ず報告しましょう。 その理由は、初めての業務の場合、あなたの進め方のどこに問題があって、どこに問題がないかが、予めわかりません。
あなたが良いと思っていても、上司からすれば問題だと思うこともあるのです。 上司に無断で業務を進めてしまい、後になって上司から「その方法はダメだ！なぜもっと早くに報告しなかったのか？」と問われても、取り返しがつきません。 このため、随時業務の進捗を報告し、問題がないかどうかを上司に確認しましょう。
3. これまで異なる対応が必要な場合は報告する
あなたが過去に経験した業務・ルーティン業務は、上司が承認している業務の進め方に沿って実行しますので、その進め方どおりに事が進んでいるのであれば、報告不要です。 しかし、定められた業務の進め方と異なるイレギュラー対応が発生した場合は、必ず上司に報告しましょう。
ルーティンで行っている書類発送業務を例にとると、 通常発想している書類以外に、別の書類も今回特別に発送するといった場合は、 必ず上司に報告し、確認を取りましょう。
いかがだったでしょうか？ 無難な方法としては、報告した方が良いかどうか迷う内容は、考え込まずに一度上司に報告しましょう。報告してみて、「この内容は、今後報告はいらない」と言われれば、次回から報告しなければよいのです。 最も避けるべきことは、上司に「なんでもっと早く報告しなかったんだ！」と叱られることです。報告事を抱え込むことは、どんな上司であってもNGです。自信がない案件は、些細なことであっても、まずは上司に報告しましょう。
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