【細かな配慮が大切】社外の人を送別会に案内する際、気をつけておくべきこと

　得意先や顧客の送別会は、社外の人も多く参加することでしょう。営業であれば、自分の担当していた企業の送別会の幹事を依頼されることもあると思います。また社外の送別会というのは、通常の飲み会や送別会よりも規模が大きくなるケースも少なくありません。自分が幹事になった際、人数・予算・場所など細かな調整が必要になってきます。ここでは、社外の送別会での案内について説明していきたいと思います。

　送別会が開催されることが決まり自分が幹事に任命された場合、普段関わりのある人達にまずは案内をすると思いますが、得意先や顧客も関わる送別会であれば、社外の人達にも案内をしなければなりません。あるいは、営業などでお世話になった顧客が転勤などで送別会を開催するといったケースもあるでしょう。いずれにせよ、社外で送別会が発生する場合は、スケジュール調整が非常に難しくなるため、早めに案内をすることが重要です。人数が多い場合は、便利なスケジュール調整ツールもあるので活用してみると良いでしょう。

　ただし、自分より目上の人に対しては失礼のないよう、メールや電話で直接連絡しましょう。また、送別される人にも、予めお店・参加者などの連絡を忘れずに行います。送別される人も、誰が来るかを把握しておくことで、スムーズに最後の挨拶を行うことができます。

　送別会の案内状は、目的によっても内容が変わります。転勤・定年退職者・中途退職者・結婚退職者など理由は様々です。送別会が開催されるときは、予め送別会の内容と目的を正確にヒアリングしておきましょう。

　また送別会の案内状の役割は、目的や内容以外にも、主催者・費用・日時・場所などの情報を伝達も含まれます。相手に迷惑がかからないよう、正確な情報を記載しましょう。また、出欠の連絡を必ずもらえるよう案内状には工夫が必要です。以下、社外での退職者に向けての送別会案内状の例文となります。

各位

皆様、ご存じの通り日頃お世話になっていた取引先である○○会社の○○部長が定年を迎えられ、○月○日に退職されます。つきましては、我々の○○部長への日頃の感謝と慰労、そして今後さらなる活躍を祈念するささやかな送別会を行います。

1.日時　　○月○日　○時～○時(２時間制)　

2.場所　○○ホテル　○○レストラン　(２F)

3.会費　男性　○○円　　女性　○○円

なお、出欠に関しましては、○月○日までに、以下のアドレスまでメールをお願いします。会費は、後日、集金致します。ご協力宜しくお願い致します。