ミーティングは、貴重な時間を割いて実施するので参加者は活発な意見交換をすべきです。しかしパソコンを使ったり、資料を読むことに没頭してしまい、話の内容を聞いていないような雰囲気になってしまいがちです。ミーティングは、プレゼンではないのでパソコンを使うのであれば、司会席の横に一つ机を置くようにすると良いでしょう。そして、ミーティングには一体感が必要であるため、必ず進行役を入れておくべきです。下を向いて何か作業をしている人が一人でもいるような状況は作らないようにしましょう。
円形の机はNG
ミーティングの机は円形が良いと思われがちですが、これだと対角線にいる相手との距離が意外と遠くなってしまうため、事前に用意された資料以外のものを使って発言している際に資料を回してもらわなければなりません。そうすると、話が途切れてしまうのです。また、ホワイトボードやスライドを使うと1名〜2名が後ろを振り向くような死角が出来てしまうため、メモが取りづらくなってしまいます。
ミーティングに最適な机は「コの字型」
最適なのは、コの字型といえるでしょう。これだと円形同様、参加者全体の顔が見れます。コの字であれば、丁度空いたスペースがあるので死角もなくなると同時に、中央にスペースが出来ます。そのため、司会者や担当者が中に入っていきやすく資料を渡すことも容易に出来るのです。また、全員の表情を見れるため、意見や質問のタイミングなども分かりやすくなります。
ただ、机の配置がコの字でも、座席を職種並びにしないのがポイントです。営業3名が横で、その次に事務3名、企画担当3名、経理3名といったように同一職種が並ぶと誰かのミスを庇いやすかったり、１人の発言上手な人間に頼ってしまうため、全員参加型の活発な意見が交換出来ない要因を作ってしまいます。
意見を発言しやすくする
意見が偏らないのもそうですが、仮に営業がバラバラに座っていた時、個人の意見が発言しやすいという利点もあります。仮に営業vs営業のような相違した意見が出ることもミーティングでは大切なことです。職種が一緒でも一人一人の意見を聞く、尊重するというのが狙いです。上司や管理職が出席する場合もなるべく、同じコの字の席に入って頂けるようにしましょう。たまに後ろに席を置いてじっくり見渡しながら聞いている時もありますが、意外と緊張するものです。
最後まで、ミーティングに参加しないことも考えて、席は端で良いと思います。中央に座って途中退席してしまうとその席が空いてしまうと、落ち着きがなくなり、席を詰めての司会者になかなか動かない、譲り合うのは避けるべきでしょう。会議の長さにもよりますが、およそ1時間とした場合、どうしても席を外したい時も簡単に席を外せます。参加者の表情を見るというのは、ミーティングでは大切なことです。しっかり聞くという態度で臨めば問題、回答、意見も重複せず、スムーズに進んでいくと思います。
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