社外へ送る書類を作成する時に役立つ、社外用文書の書き方

　業務をこなしている中で書類を作成する機会は数多くあると思いますが、そのビジネス書類には、社外向けの書類と社内向けの書類があります。もちろん社外と社内では用途が異なるように、それぞれ書き方が異なります。 

　今回は、特に慎重に作成しなければいけない社外向けの書類の書き方と注意点についてご紹介していきたいと思います。  

　社外文書は、企業間でやりとりするための文書です。 そのため、社内のものとは違って挨拶なども加えなくてはなりません。 あるいは、敬語を丁寧に用いることで相手に真摯に接するということが大切になります。

　 さらに社外文書では、意志伝達を社内以上に正確に伝える必要性も出てきます。 相手の失礼にならないよう、しっかりとした対応を心がけるということが重要です。

　社外文書では、社内以上にお詫びのお手紙の種類が多くなる傾向があります。 例えば、商品未納のお詫びや発送遅延のお詫びや取引先への始末書や行事不参加のお詫びなど、場合によっては様々なお詫びの手紙を発送しなくてはなりません。

　 これらは社会の一員として、仕事をする上でのお客様に対する心配りであり、真心でもあります。 他にも案内の手紙や依頼の手紙、感謝の手紙や交渉のお手紙など、文書の種類は豊富にあります。 勧誘の書類や交渉、抗議、催促のお手紙などは社外文書ならではのものではないでしょうか。 また、注文や申し込み、紹介や通知など、多数の文書を書く必要性も出てきます。

　社外文書は社内よりも丁寧な表記が必要と先述しましたが、この項目では具体的にどのような書き方をすることが適切なのか紹介していこうと思います。

　まず一つ目に、これは社外文書特有ですが「拝啓」の敬具の後に「貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」などという、安否の挨拶を加えることが定型とされます。 その後に続けて、この文書で伝えたい内容を続けて表記し、その下に人事の紹介や各種案内などの詳細を文書にします。 この詳細の部分は、書きに纏めて表記すると分かりやすく相手に伝えることができるでしょう。

　 その後「つきましては」「お手数ですが」「ご多忙中とは存じますが」などの言葉を加えて相手のことを伺います。最終的には「今後とも、ご愛顧うけたまわりますようお願い致します」の言葉を加え、「敬具」を文書の最後に沿えます。この文書の先頭部分には、一目で何のことを指しているのか分かるようなタイトルを加えましょう。また、上部には日付や会社名、電話番号など署名を記載したり、○○各位との文字を添えるとより良い文書になります。基本的に、相手の迷惑にならない文書であればマナー違反になるということはまずありません。