ミーティングの報告書の書き方は、報告書の読み手が知りたいことを正確に記載されている文章であることが求められます。
そのためにもまずは、自分がよくミーティングの目的を理解することが大切です。そして誰がどのような目的意識で報告書を読むのかを考えて、誰が見てもわかりやすい報告書を作成するようにしましょう。わかりやすい報告書を書くように報告書の書き方は、細部まで気を使う必要があります。
報告書の見栄えが大切
報告書の書き方は、見栄えがよくバランスの良い文章でなければいけません。いくら報告書の内容が充実していても、バランスの悪い文章では読み手もわかりにくいものです。
報告書の書き方のポイントとしては、文字の大きさ、適度な余白、文章の長さなどに注意が必要です。また、報告書の書き方について、文章の構造をわかりやすく作る必要があります。はじめに「表題」「内容要旨」「会議の詳細内容」の順番に書きましょう。
また、「会議の詳細内容」についても、見出し、説明文と順番に記載していくと読み手もわかりやすい報告書になります。報告書を書く前に、自分なりに文章の構造を考え文章の流れを作ることをお勧めします。また、報告書を記載する用紙の大きさに合わせて文章をバランスよく作成していきましょう。
ミーティングで必要なこと
ミーティング中は、とにかく記録を正確にノートに記載します。初めから終わりまで、できる限りすべて書くようにしましょう。箇条書きや単語だけ書くと、ミーティングが終わった後には内容がわからなくなってしまいます。このとき、誰の発言かわかるように発言者の名前を記載することも大切です。
報告書は、ミーティングで話し合われたテーマや問題点、その解決策や今後の方針を正確に伝える必要があるため、記録は漏れの内容に正確に記載しましょう。そして、記録をとり終わったら文章の整理をします。ミーティングで議論された内容、それぞれの担当者の役割についてわかりやすく文章を調整していきます。
報告書とは、自分がどれだけミーティングを理解しているか上司や先輩にチェックされる機会でもありますので、正確にわかりやすく作成するように心がけましょう。ミーティングで決まったことをわかりやすく報告することが報告書を作る人の責任となります。また報告書を作成することで、自分がどんな役割でどんな関係部門と関わり仕事をスムーズにこなしていくかをイメージし整理する機会でもあります。また、上司や同僚にわかりやすく伝達するためにも、読み手が理解しやすい報告書を作成するように工夫することが大切です。
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