ビジネスシーンで書類を送付する時に役立つ差出人の書き方

　ビジネスシーンで欠かせないコミュニケーションツールである郵便。資料や書類の現物を渡すなら、メールやFAXでなく送付が使われますね。会社によっては、あらかじめ封筒に差出人の住所や自社名を印刷している場合もあります。

　とはいえ、時には書類にあわせて特別な封筒を用意したり、自分で差出人名を記載する事もあります。そこで、そんな自分で差出人を記載する際に役立つ書き方のポイントをまとめました。ビジネスシーンで書類を送付する際に、うっかり差出人名で恥をかくことのないようご確認ください。

　洋封筒とも呼ばれる横書きの封筒を用いた場合、差出人名も揃えて横書きで記入します。まずは「左上に日付」で投函日を記入。そして「横幅の3分の1におさまるように」住所と差出人名を記載します。住所は、郵便番号、正式な住所、略称を用いず正しい会社名を書きましょう。また、問い合わせなどの対応がある場合は、担当者名も添えた方が親切です。

　住所が長くなってしまう場合は、適度に改行しても問題ありません。その際は、上の行から1段落おとした形で記入してあげましょう。会社名は、住所よりもやや大きいサイズで書くのが一般的です。

　横書きの場合は「封をしました」という意味の「〆」は省略しても問題ありません。ですが、記入してもマナー違反にはあたりませんので、書きなおす必要はありません。しかし、お祝い事や不幸といった慶弔に関わる書類の場合は洋封筒でも縦書きで記載することもありますので、書類の内容も確認しましょう。

　和封筒とも呼ばれる縦書きの封筒を用いた場合、差出人も揃えて縦書きで記入します。洋封筒と同様に日付と住所、差出人名を記載しますが、縦書きの場合は「封筒の繋ぎ目」が区切りになります。封筒の繋ぎ目の右側である「右上の日付」で投函日を記入。そして「繋ぎ目の左側におさまるように」住所と差出人名を記載します。 

　こちらも横書き同様に郵便番号、正式な住所、正しい会社名を書きましょう。郵便番号に関しては、横書き記載で大丈夫です。住所が長くなってしまう場合は適度に改行をして、2行目以降は1段落おとして記入します。また、会社名は住所よりもやや大きいサイズで書くのが一般的です。 

　最後に、縦書きで記入した和封筒には「封をしました」という意味を込めて。「〆」や「締」「封」「鍼」でのり付け部分に封字を記載します。

　ビジネスシーンで書類を送付する時、特に手書きの場合は、送付先の住所や会社名に誤字脱字はないかに気を取られがちです。とはいえ、万が一返送されることがある際には戻されるのは差出人ですので、気を抜きがちな裏書きですが、しっかりと正しい書き方で差出人名を記載するのは重要です。

　そして、差出人名に不備があると受け取った相手にも手間を取らせてしまう事もあります。自分が送付した書類で、余計な作業を増やすことのないように、気をつけなければいけません。