仕事の依頼をする際に覚えておきたい書類の書き方

　ビジネスシーンではどんな職種であれ、人の力が必要になってきます。 数多くあるビジネス文書の中でも、仕事の依頼をするときの書類は実に様々です。

　今回は、そんな種類豊富な仕事の依頼にまつわる書類の書き方をご紹介します。どのような相手や内容があるのか、更に書き方や作成の際に覚えておきたいポイントもまとめましたのでお役立てください。

　まずはじめに、仕事の依頼をする書類での相手は色々な立場が考えられます。職場の同僚や上司、チーム、部署、更には企業やクライアントに依頼をする場合もあるでしょうし、その内容は同行や作業・修理や納期・価格改定など、小さな頼み事から大きな依頼まで相手や内容によって重要性も高まっていきます。 

　会社によっては、連絡事項の報告漏れを兼ねて簡単なメモ書き程度の依頼を書類に 残す場合もあります。しかしながら、いざ他部署や上司、取引先などに仕事の依頼をすることになった場合、同じようにメモ書きの書類を書くことはいけません。 ビジネス文書として意識をしっかり持ち、丁寧な書式で簡潔明瞭な依頼の書類を作成することが大切です。

　そして相手や内容を問わず覚えておきたい仕事を依頼する際の書き方ですが、書類の書き方のポイントは以下の項目を押さえておくと良いでしょう。

・ビジネス文書としての書式を用いる
・社外向け依頼書なら季節の挨拶を書く
・依頼内容とその理由を簡潔明瞭に記載する

　社内向けの依頼にまつわる書類なら、季節の挨拶を書かないかわりに 担当部署や簡単な自己紹介を盛り込むのも親切です。

　仕事の依頼を書類で作成する際には、その書き方だけでなく準備やフォローも大切です。 あらかじめ電話や対面で話を通しておくこと、特に社内向けの書類の場合なら「送付が終わった」で終わらせずに、書類の送付や到着の電話やメールも親切です。

　送付事故防止を防ぐだけなく、仕事の依頼をより一層誠実に取り組む姿勢を相手は感じ、とても良い印象を与えてくれます。