日程調整はどうする？英語でミーティングの調整を効率よく行なうための方法

日程調整は日本語でも難しいため、英語で行うのはさらに難しく感じる人も多いのではないでしょうか。

本記事では、英語のミーティングの日程調整をする際のポイントと、役立つフレーズをご紹介します。

英語でミーティングの日程調整を行うポイント

忙しい相手とミーティングの日程調整を行う場合は、効率よく行う必要があります。

まずは、英語で日程調整を行うポイントについてご紹介していきます。

ポイント1．まずは主要人物の予定を把握する

英語でミーティングの日程調整を行うポイントの1つ目は、「まずは主要人物の予定を把握すること」です。

ミーティングをするにあたり、人数を集めるよりも決定権のある主要人物が出席することが一番大切です。

まずは、主要人物の空いている日時を把握し、リストアップしましょう。

会社によっては、役員クラスの予定を全ての社員に公開し、空いている日を把握できるシステムがあります。

会社にスケジュールシステムがあるのなら、ミーティングに必ず出席してもらいたい上司や役員のスケジュールを優先してみましょう。スケジュールを把握するシステムがない場合は、メールを使いましょう。

上司や役員は忙しいので、こちらから予定を言うのではなく、いつスケジュールが空いているのかを聞きましょう。

上司や役員などの主要人物のスケジュールを確認したら、主要人物が全員揃う日程を決めましょう。

その後に、ミーティングにできれば出て欲しい人に決めた日程のスケジュールが空いているのかを確認しましょう。

ミーティングに参加してほしい順に優先順位を付けて、日程を確認することがポイントです。

ポイント2．近くにいる人には直接聞いて回る

英語でミーティングの日程調整を行うポイントの2つ目は、「近くにいる人には直接聞いて回ること」です。

海外や別の場所にいる人に対しては、メールで空いている日程を把握するしかありません。

メールは、遠くにいてもすぐに送れて相手の都合のいいときに見られるところが利点です。しかし、メールの性質上どうしても返信が来るまでには時間がかかってしまいます。

なので、近くにいる人に対しては、直接聞いて回ることがおすすめです。

直接予定を聞く際は、メモを取ったり、後に空いている日程の確認のメールを送ったりして忘れないようにしましょう。

出られないとわかった人には、一応招集メールを送るか、もし都合がつけば出てもらうことを事前に伝えましょう。

ポイント3．日程の候補は複数出す

英語でミーティングの日程調整を行うポイントの3つ目は、「日程の候補は複数出すこと」です。

上司や役員が忙しいのはもちろん、他の同僚や後輩も仕事で忙しいでしょう。

上司や役員などの主要人物の空いている日程のかぶりが複数ある場合は、日程の候補をひとつに絞らずにあえて複数の候補を準備しましょう。

日程の候補が複数あると、どの日程が一番都合がいいのかアンケートを取り、人が一番多い日にミーティング日程を決めれます。

上司や役員の空いている日がかぶっていなければ、日程の候補を複数出せません。他の人になるべくその日を開けてもらえるように頼みましょう。

ポイント4．英語メールのテンプレートを活用してメールを送る

英語でミーティングの日程調整を行うポイントの4つ目は、「英語メールのテンプレートを活用してメールを送ること」です。

英語に慣れていない場合、イチからメールを作成する必要はありません。

英語メールにはよく使われる表現があったり、英語メール全体のテンプレートがあったりします。

英語メールに慣れていない間は、テンプレートや頻出英語表現を利用して、まずは英語メールを書けるようになりましょう。

「テンプレートを使うと心がこもってない気がする……」という人もいるでしょう。テンプレートや頻出英語表現はあくまで、参考にする程度にして自分で少し改変してみると、心のこもったメールが書けるようになります。

テンプレートや英語表現を使う場合は、そのままコピペをして送らないようにしましょう。

テンプレートはあくまで型なので、自分の都合のいいようにメールの一部を変えるのを忘れないでください。

ポイント5．海外出張の場合はその旨を伝える

英語でミーティングの日程調整を行うポイントの5つ目は、「海外出張の場合はその旨を伝えること」です。

海外の取引相手とのミーティングは、電話やオンラインツールを使う場合が多いのではないでしょうか。

しかし、できるならば直接顔を合わせて話すことがベスト。なぜなら、対面の場合は相手の表情や息遣いを感じ取れます。

声やカメラに映る表情では、相手の考えていることを感じ取りにくくなり、相手に対する気遣いができにくくなります。

なので、海外出張がある場合は相手に海外出張の日程を伝え、めんどくさがったり緊張したりせず、できるだけ相手に対面で会うようにしましょう。

また、海外出張の場合は大きく予定を変更することは難しいもの。予め出張であることを伝えておくと、相手も配慮してくれるでしょう。

英語でミーティングの日程調節を行うときに役立つフレーズ

次はミーティングの日程調節を行う際に役立つ英語フレーズをご紹介します。

以下の例を参考にして、日程調節のメールを送ってください。

メールの文頭の挨拶

まずは、メールの文頭の挨拶についてご紹介します。

本題に入る前に簡単な挨拶をすると、相手に好印象を与えられます。

調節をお願いする文章

メールの文頭で挨拶を済ませたら、本題に入りましょう。

フォーマルな英語メールを送る際は、丁寧な表現を使う必要があります。

「Can you〜？」や「Will you〜？」ではなく「Could you〜？」や「Would you〜？」といった助動詞の過去形使うことで丁寧な印象になります。

また、「I want you to〜」と相手にしてほしいことを述べる際も、「I would like you to〜」と書きます。

フォーマルな文章では、短縮形を使わないこともポイントです。

以下では、調整をお願いする英語の例文をご紹介します。日程調節メールを送る際は参考にしてください。

ミーティングの日程変更をお願いする文章

次は、ミーティングの日程変更をお願いする英語文章をご紹介します。

相手も自分も都合のいい日に日程を調節できるようになりましょう。

英語でミーティングを調節しよう

慣れない英語でミーティングの調整をするのは、難しく感じるでしょう。

しかし、ミーティングで必要な表現はある程度決まっているもの。フレーズや例文を少し変更するだけで、ビジネスで使える英語メールが完成します。

本記事で紹介した英語表現を活用して、状況にあった英語メールを作成してください。

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