会社で仕事をしている中で、かなりの頻度でミーティングを行うことがあると思います。そのミーティングの目的というのは様々だと思いますが、よくありがちなのが「ミーティングをしたものの、何を話して何が決まったのかがよく分かっていない」という感覚を持つことではないでしょうか。
ミーティングの時間でもコストはかかっているので、会社としても無駄な時間を過ごすことは良くないことです。それを防ぐために大切なのは、ミーティングの議題です。ここでは、無駄な時間を過ごさないようにするために必要なミーティングの議題の決め方をご紹介します。
ミーティングは意思決定の場にすることを意識
ミーティングの議題を決める時にまず必要なことは、ミーティングは意思決定の場であるということを意識しておくことです。非生産的なミーティングとは、だらだらと見えないゴールに向かって話し合いを進めて結局妥協して結論を出してしまうことです。
曖昧な議題ではなく、それを見ただけでゴールイメージが具体的に想像できるような議題を立てることで、意思決定の場としてのミーティングを設計することが出来ます。
事前準備が最重要
では、どうすれば最適な議題を立てることが出来るのでしょうか。議題を考えるときには、まずは自分で一度ミーティング内容を想像することをおすすめします。どんな意見が出てどういうプロセスを踏んでミーティングが進んでいくのだろうかということを数パターンある程度予測しておくことで、効率よく話し合いを進めることができ、ゴールイメージに沿った議題を立てることができます。
議題とは話し合いをより円滑に進めるために必要不可欠な核となる部分であり、それと同時にファシリテーションの役割も担うものです。すなわち、議題を立てるということはミーティング自体の設計をするということも同時に含まれますので、とても重要な役割だと言えます。
ミーティングの舵取りとも言うべき議題設計なのですから、その重要度に関わらず無駄な時間を過ごさないようにするためにも、しっかりと時間をとって想像をするようにしましょう。はじめは時間がかかってしまうと思いますが、慣れてくればコツも掴めてそれが当たり前にできるようになるものです。ぜひ、努力してみて下さい。
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