営業マンが見込み顧客へはじめて手紙を出す際に注意しておくべきポイント

　インターネットの普及や、情報伝達手段の多様化により、営業で必要な書類の郵便発送は減少傾向にありますが、契約書や重要な書類は郵便で送付する機会も多いでしょう。また、営業で新規取引を開始したい顧客へ手紙を書く機会もあるでしょう。つまり郵送する必要がある書類は、より重要度の高いものといえるのではないでしょうか。個人の手紙とは違いビジネスレターには細かいマナーがあります。今回は、ビジネスで送る手紙のマナーについて説明します。

　はじめて出す手紙は、会社の封筒を使いましょう。初めから無地の封筒では誰から来たのか相手は認識しにくいです。会社の封筒は、社名やロゴが掲載されているものが一般的に多くあります。受け取った相手は、封筒に記載されているロゴや色をみて、どの企業から送付されてきたかを把握するのです。つまり、封筒は会社の顔です。また、封筒の宛先は、手書きで記載することがベターです。特に営業で初めて手紙を送る相手にパソコンで印字したシールタイプのものを封筒に貼ると、相手にダイレクトメールと勘違いされてしまう可能性があります。また、手書きは、丁寧な印象を持つため高感度アップも期待できます。

　そして、封筒の切手の貼り方にも注意が必要です。縦書きと横書きでは、切手の貼る位置も違います。縦書きは、左上に切手を貼ることが基本です。横書きの場合は右上に貼ります。そして切手はなるべく少ない枚数で対応しましょう。住所については、都道府県から記載するようにしましょう。また住所を書くときは、封筒の大きさを考えてバランス良く書くことが重要です。宛て名は必ず住所より一段下げて記載します。さらに、送付人本人のみ見てもらいたい手紙は、「進展」と封筒に記載しましょう。

　これは「外脇付け」と呼ばれ、他にも「重要」、「至急」などがあります。縦書きの封筒では表側の左下あたりに記載するとよいでしょう。このようなマナーを守って、手紙を出すことがビジネスマナーでは重要です。

　ビジネス文書を送るとき、契約書や請求書を送るときに一緒に送付する送付案内状というのもがあります。送付状の主な役割として、本来文書は、持参して手渡しすることが一番丁寧とされていますので、いわば口代わりのようなものとして簡単な挨拶文書としての役割があります。次に、送付状は、内容を通知する役割があります。そして、最後に同封する書類の補足説明などの役割があります。いずれにせよ、確実に送付物の情報を伝達する役割がありますので、営業で封郵便を送る際には、送付状を同封することをお勧めします。

　拝啓、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。さて、突然ではございますが、(伝えたい内容を記載します。) つきましては、ご多忙中大変恐縮でございますが、アポイントのお時間を頂きたいと存じます。

敬具

　こういったことを踏まえて相手に伝えたいポイントを明確にした文面を記載する必要があります。また、はじめて顧客に出す場合、あまり複雑な内容ではなく明確でわかりやすい内容にします。例えばアポイントを取りたい場合、上記のような例文を使用してみましょう。