担当者が出張中であった時の電話対応のマナー

　出張が長期で、なかなか連絡が取れない場合は、同じ部署の別の人が担当するように、こちらから提案します。「大変申し訳ありませんが、〇〇は現在出張中です。戻るのは来月ですので、よろしければ同じ部署の者がお伺いいたしましょうか？」という文章でいいでしょう。

　出張先から担当者に連絡してもらう場合の電話応対は「〇〇は出張中でして、戻るのは来月になりますが、明日でよろしければ、こちらから連絡差し上げましょうか？」という文言でいいでしょう。この場合ですが、しっかりと用件や通話先の社名、名前を控えておき、担当者に連絡するようにしましょう。

　緊急の用件などで、担当者が直接早急に対応しなければならない場合は、「〇〇は現在出張ですが、お急ぎでしたら、至急連絡するように申し伝えますが…」というように対応します。この場合は、すぐに担当者に連絡をして、早めの対応をお願いしましょう。

　ここでは、担当者が出張中の時の電話対応のマナーについて紹介しました。パターンを分けて考えると比較的スムーズに対応できますので、ぜひ参考にしてみてください。