会社から出す郵便物。日頃個人で出す手紙よりも、一層のマナーが求められます。相手が受け取った時にまず飛び込むのは宛名。それがマナーを伴っていない郵便となると、相手はどう感じるでしょうか？ 送り主である会社に対して、信頼性や常識といった部分の悪いイメージを受けてしまうでしょう。
また、郵便で宛名のマナーがなっていない場合。思わぬトラブルで返却される際にも、事故に繋がってしまう可能性があります。会社から出す郵便について、宛名のマナーをしっかり押さえておきましょう。
会社から出す郵便物の宛名「表書き」
会社の郵便物の宛名マナーについて、まずは「表書き」を確認しましょう。相手先の宛名を記入する部分は、郵便番号や住所に続いて、
・企業名 部または課署名 御中
・企業名 部または課署名 役職や肩書き 個人名 様
この書き方の順番が、宛名のマナーになっています。覚えておきたいのは、部や部署への宛先ならば「御中」個人宛ならば「様」という所で、部署に対して「様」や個人名に「御中」を用いるのは間違いです。加えて「個人名 御中 様」と重ねた表現はマナー違反にあたります。しっかり覚えて使わないように気をつけましょう。
そして、もう1つのポイントは「役職名の位置」です。「個人名 役職 様」といった流れで「田中 博 部長 様」と書く人もいます。しかし、正しい書き方は「役職 個人名 様」が正解です。「部長 田中 博 様」の表現を、しっかり覚えておきましょう。
更に、ビジネスレターで欠かせないのが「外脇付け」の項目です。日々大量の郵便物を受け取る会社。簡単な中身の内容を伝える項目を付けることが多いです。「本人が自ら開封してください」と込められた「親展」。「資料在中」「至急」「重要」など、活用するのがオススメです。
会社から出す郵便物の宛名「裏書き」
次に、郵便物の裏書に当たる差出人の宛名。郵便番号や住所に続けて、
・企業名 部または課署名 氏名
を記入するのがマナーです。差出人の宛名部分は、既に印刷された住所や会社名をそのまま用いる場合が多いです。しかし、受け取った相手がアクションを起こす場合や、郵便トラブルによる返送の場合。余計な手間や時間を取らないように、担当者の部署や名前は書き込んでおく方がスムーズです。
そして、のり付けを行った封をした部分には、「締めました」という意味がある「締め」や「〆」の言葉を付けておくと、よりビジネスレターとしてしっかりした印象を与えます。そして、封をした部分は、きちんとのり付けを行うのが良いでしょう。セロハンテープなどで上から張り付けるのもマナー違反にはあたりませんが、ビジネスレターとしては美しさに欠けてしまいます。郵送中のアクシデントで封が空いてしまっては、マナー違反はおろか、会社としての誠実さも問われてしまうので、しっかり丁寧な封は忘れずに行いましょう。
郵便物の宛名マナーが大切な理由
会社から出す郵便物の宛名。そのマナー1つで、相手先の会社イメージが決まるといっても大げさではありません。今ではパソコンで既に印刷された書式が用意されていることも増えてきました。ですが、手書きの場合は文字の上手下手に拘らず、丁寧な書き方を意識するのが重要です。会社に対して、仕事への信頼感や丁寧な印象を相手は抱きます。
更に、「御中」や「課長」といった敬称や役職にも注意が必要です。マナーが伴っていない郵便物は、相手の会社や担当者に不快感を与えることとなってしまいます。まずは郵便物に関するマナーをしっかり守り、丁寧な作業を心がける。会社のイメージダウンに繋げることのないよう取り組むのが大切です。
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