現在のビジネスシーンでは、メールがコミュニケーションツールとして主流になっていますが、ビジネス文書を封筒に入れて送付する機会もまだまだ多くあります。文書と一口に言っても、契約書・自社商品のパンフレット・セミナーの案内状・転職面接時の履歴書など多岐に渡りますが、それらを封筒に入れて送付する機会は日々あることでしょう。
文書を相手に送付する際、マナーは守れていますか？送付物は、一旦送ってしまうと、マナー違反があっても修正することが難しいものですので、送付する前段階での準備が非常に重要です。今一度マナーを確認しておきましょう。
1. 緊急性・機密性の高いものかを確認する
相手に送る文書の性質・内容によって、送付形態は通常の配達とするか速達とするか、郵便を使うか宅配便を使うかを判断しましょう。例えば、明日の１０時までに必ず相手に届けなくてはならない文書であれば、発送するタイミングによって、速達とするか、宅配便の時間指定配達が良いでしょう。
また給与情報などセンシティブな個人情報を送る時は、こちらが送付物を出した記録を残しておいた方が良いため、特定郵便を使うとよいです。
2. 文書は折らずにクリアファイルへ入れる
文書は極力折らずに、クリアファイルに入れて送ります。クリアファイルが入る大きさの封筒を用意しましょう。特に契約書・履歴書等の重要書類の送付時は、必ずこの方法を取りましょう。
セミナーの案内状などは、折って送付しても良いですが、文書は３つ折としましょう。3つ折以上に細かく折ると、相手が文書を開く時に手間がかかりますので、極力避けましょう。
3. 送付状をつける
文書を送る際には、文書そのものだけを送るのではなく、送付状をつけましょう。送付状には、送付年月日、相手の社名・氏名、タイトル（例：契約書送付のご案内）、挨拶、同封した文書の内容と部数、あなたの連絡先を記載します。送った文書に返答していただく必要がある場合には、返答期日も書いておきましょう。
送付状の内容に、誤植はＮＧです。送付状の内容と、同封した文書の内容に齟齬があってもいけません。必ず入念に確認しましょう。送付状は、相手が一目見て、何が同封されていて、どういったリアクションをすればよいのかがわかるものがベストです。送付状が完成したら、相手の立場にたって読み返してみましょう。
4. 入れ忘れ、入れ間違いは絶対に避ける
文書・送付状を入念に準備しても、封筒に入れ忘れては元も子もありません。また、文書を本来送るべき相手宛でなく、別の人宛の封筒に入れてしまうと、個人情報漏洩となり、あなた一人の問題では済まなくなります。
特に重要情報・個人情報を送る場合は、自分だけのチェックでなく、他の人にもダブルチェックを依頼するなど、ミスのないようにしましょう。
5. 宛名を書き、封をして郵送する
封筒の宛名は、丁寧に書きましょう。特に、「御中」と「様」を正しく使うことに留意します。例えば、社名・部署名と相手の氏名を書く場合は「様」を最後に書けばＯＫです。「御中」は不要ですので、注意しましょう。
いかがでしょうか？文書を封筒に入れて送付する時のマナーを今一度確認し、相手が受けとって気持ちのよい送付物を送るよう、心がけましょう。
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