異動を知らせるメールに対して返信する際、心がけたいマナー

　春は人事異動の季節です。１年で最も人事異動の多い時期と言っても過言ではないでしょう。最近ではビジネス上のコミュニケーションツールとして、メールが多用されていますが、異動の報告と挨拶をメールで済ませるケースも多くみられます。

　

　また、異動の報告メールは、社内の人からだけでなく、社外の方から送信されてくるケースもありますので、マナー違反は避けたいものです。そこで今回は、相手から異動の報告メールを受信し、そのメールに返信する時に心がけたいマナーを見ていきましょう。

　異動の報告メールには、これまでお世話になったことに対する御礼や、異動先の部署名、業務の新しい担当者名とその連絡先などが記載されているはずです。

異動の報告メールを送信した人は、あなたにこういったことを知らせることを目的として、メールを送っています。

　

　したがって、異動の報告メールには、何らかの返信をして、「あなたが異動することを認識した」旨を相手に示しましょう。返信する内容は、相手に対するこれまでの御礼と、今後の活躍を祈るものが定番です。「こちらこそ、大変お世話になりました」、「新しい部署でのご活躍をお祈りしています」、「今後ともよろしくお願いいたします」といった簡単なもので、マナー上問題ありません。

　多くの場合、異動の報告メールは、多数の宛先に送られています。あなたのメールアドレスは、宛先に入っていることもあれば、送信先の情報を隠すためにｂｃｃに入っていることもあるでしょう。異動の報告メールに返信する際には、返信メールの宛先に注意しましょう。

　

　「返信」を選択すれば、元のメールを送信した人のみが宛先となりますが、誤って「全員に返信」を選択してしまうと、不特定多数の人に返信メールを送ることとなり、あなたは異動の報告者のみにメールを送ったつもりでも、多くの人があなたのメール内容を見ることになります。この間違いはビジネスシーンでよく見られます。しかもメールを返信した本人が、宛先・ｃｃ・ｂｃｃに入っている全員にメールを返信してしまっていることに気づいていないケースも多々あります。

　

　たとえメールの返信内容自体は当たり障りのないものであっても、メールを受け取った不特定多数の人にとって、そのメールは迷惑メールでしかありません。

ビジネスにおいてメールは、必要な人のみに送るものです。返信時は、宛先が元のメールを送信した人のみとなっているか、もしくは必要最低限の方々となっているか、十分に確認しましょう。