HOMEビジネス 【例文】添付ファイル・資料送付メールの書き方マナーと5つの注意点

【例文】添付ファイル・資料送付メールの書き方マナーと5つの注意点

U-NOTE編集部

2020/02/06(最終更新日:2020/05/06)


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資料・ファイルを添付するビジネスメールを送信する際には、「ファイルサイズの上限はあるのかな?」「ウイルス対策は必要なのかな?」など気になることも多いのではないでしょうか。

本記事では、ビジネスシーンで添付ファイルを送る際の例文や、注意点、添付ファイルサイズの上限などを解説します。

本記事の内容をざっくり説明
  • 添付の際は、送付内容をメール文に明記する
  • 添付ファイルについての問い合わせ先は、メールの本文に記載する
  • ビジネスメールのファイル転送は、相手のネット環境に配慮したファイル形式・サイズにする

 

添付ファイルのあるビジネスメールの書き方

ビジネスシーンでは、メールにて資料やファイルを添付しなければいけないシーンが多々あります。

「添付ファイルがあるときのマナーはあるの?」「添付していることをどうやって伝えたらいいのかな?」と悩むこともあるでしょう。

まずは添付ファイルをつけるときの基本ポイント2つを確認しましょう。

 

ポイント1.送付内容を件名・本文に書く

メールにファイルを添付するときには、「ファイルを添付すること」を伝える必要があります。もしも、添付したことを伝えていない場合、相手が見落としてしまう可能性もあるので、必ずファイルを送付することを件名・本文ともに明記しておきましょう。

また、添付ファイルは、受け取った相手にしてみれば「何のデータなのか」がわかりません。メールの本文には「添付したデータが何であるか」が受け取った相手にわかるように記載することを忘れないように気をつけてください。

資料の送付漏れ・送付忘れをチェックするという意味でも、送付内容を本文に記載するという癖をつけておくといいでしょう。

 

ポイント2.添付資料の問い合わせ先を明記する

メールにファイルを添付するときには、メールの件名や本文だけじゃなくて、ファイル自体にも気を配る必要があります。

メールの送信者が添付したファイルに関する問い合わせの窓口であるとは限りません。

そのため、添付ファイルを送る際は、メールの本文に「添付資料に関する問い合わせ先」を記載することを心がけましょう。

もし、送信元・担当者が自分である場合は「添付したファイルに関する質問は本メールに返信いただけますと幸いです」など、自分が問い合わせ先であることを明記するのもおすすめです。

添付しているファイルについて「誰に質問すればいいのか」という点をはっきりさせておくと、添付ファイルのメールを受け取った相手も気兼ねなく問い合わせすることができます。スムーズにやりとりするためにも、問い合わせ先を添付ファイルに明記することを忘れないようにしてください。

添付ファイル付きのビジネスメールを送るときの基本
  • ファイルを添付していることを明記する
  • 送付内容を件名・本文に書く
  • 添付ファイルに関する問い合わせ先を明記する

 

添付ファイルのあるビジネスメールを送るときの5つの注意点

添付ファイルのあるビジネスメールは、相手に配慮しないまま送ると余計な手間になってしまう恐れがあります。

先ほど紹介した2つの基本ポイントを押さえたうえで、添付ファイル付きのビジネスメールを送るときの、5つの注意点を確認しておきましょう。

 

注意点1.ファイルフォーマットに注意

添付ファイルを送信する際は、ファイルフォーマットに気を付けましょう。文書データの場合、最も一般的な「PDF」に変換すれば基本的に支障はありません。

しかし、複数のファイルフォーマットが混在する、表計算ソフト・プレゼンテーションソフト・音声・画像・動画などのデータの場合は、相手のPC環境によって、レイアウトが崩れたりファイル自体を開けなかったりといった意図せぬトラブルにつながることがあります。

そのようなデータを添付する場合は、事前に「どのような形式でお送りするとよろしいでしょうか?」と一言確認しておくと、お互いに送信後の手間を減らせます。

 

注意点2.ファイルサイズ3MB超はZIPに圧縮

ビジネスメールのマナーとして知っておきたいのが、メールに添付可能なファイルサイズです。

基本的に、3MB以上になる場合は、ZIPファイルに圧縮するようにしましょう。また、一つひとつのファイルのサイズは小さくても、ファイルが3つ以上になる場合は、ZIPファイルにまとめられると、ダウンロードする手間が減らせます。

【ビジネスメール】添付ファイルのサイズに関する基本マナー
  • ファイルサイズ3MB超はZIPに圧縮
  • サイズが小さくても、3つ以上のファイルを添付する場合はZIPファイルにまとめる
  • 10MB以上なら「大容量ファイル転送サービス」を利用する

また、大容量ファイル転送サービスを利用する場合、送り先によってはセキュリティの問題で受け付けない可能性もあります。ファイルサイズが10MBを超える場合、事前に送り先の担当者にファイルの送信方法を確認できるのがベストです。

 

注意点3.容量が大きいものはストレージサービスを利用する

容量が大きいもの添付ファイルを送付するときに、ファイル転送サービスを使えないこともあるでしょう。そんなときには、オンラインストレージサービスを活用することもおすすめです。

ビジネスシーンでよく活用されるオンラインストレージサービスは、「Google Drive」「Dropbox」などがあります。決められた容量までは無料で活用できるので、導入しやすいこともポイントです。

会社のセキュリティ的に問題がない場合には、ぜひ活用を検討してみてはいかがでしょうか。

 

注意点4.セキュリティに留意する

添付ファイルを送付するときには、ファイルにウイルスが潜んでいないかどうかも念の為確認しておきましょう。

近年では、多くのメールソフトが自動でウイルスチェックを行ってくれていますが、セキュリティとハッキングはいたちごっこの世界です。

第三者から受け取ったファイルを他者に送付する際には、セキュリティに問題がないのか確認しておきましょう

添付ファイルを受け取った際に、セキュリティソフトの警告が出ている場合や送信者不明な場合などは、絶対に開かずに、完全削除することをおすすめします。

特に会社で利用しているパソコンは、企業秘密の情報がたくさん含まれています。取引先や会社に迷惑をかけてしまわないように、セキュリティには留意しておきましょう。

 

注意点5.ファイル名にも気を配る

ファイルを添付する際には、添付ファイル自体のファイル名にもこだわりましょう。

ファイルを開く前に安心して開けることはもちろん、ファイルをダウンロードした後、管理しやすいように添付ファイルの内容を端的に表した内容にすることがポイントです。

また、「見積書」「請求書」など相手が複数受け取る可能性があるファイルの場合は、「見積書_株式会社◯◯_202003」など「送信者」「日付」などをファイル名に含めておくといいでしょう。

添付ファイルの名前の付け方
  • ファイルの内容がわかるよう、端的に名前をつける
  • 同じタイトルになる可能性がある場合は「送信者」「日付」などを含めて差別化する
  • バージョンや日付がわかるようにする

 

【例文】添付ファイル・資料を送付するビジネスメール

では、これまでに紹介した、ビジネスメールで添付ファイルを送るときに気をつけたいポイントを踏まえて、添付ファイルを送るときのメール例文を確認してみましょう。

 

添付ファイル・資料送付メールの例文①

♢件名
【資料のご送付】〇〇の資料について

♢本文
〇〇株式会社  
営業部 部長 〇〇様
 
平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。

ご依頼をいただきました○○に関する資料を
添付ファイル(.pdf形式)にてお送りします。

ご査収のほど、よろしくお願いいたします。
 
=======================================
送付内容:   ○○に関する資料(全〇ページ)
=======================================
 
ご不明な点がございましたら、
本メールにお問い合わせくださいますようお願い申し上げます。

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

 

添付ファイル・資料送付メールの例文②

♢件名
〇〇の資料送付のご案内

♢本文
〇〇株式会社 
企画部 〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇の△△です。

先日お問い合わせいただきました資料を
添付ファイル(.jpeg形式)にてお送りします。

ご査収いただきますようお願い申し上げます。

=======================================
添付ファイル: ○○に関する資料(全〇ページ)
=======================================

ご不明点ございましたら、
下記担当までお問い合わせください。

=========================
〒123-4567
東京都大田区〇〇-△△-□
TEL:03-1111-1111
〇〇株式会社 営業部
山田 太郎
=========================

今後とも、何卒よろしくお願いいたします。

 

添付ファイル・資料送付メールの例文③

♢件名
【〇〇株式会社より】見積もり書類送付のご案内

♢本文
〇〇株式会社
営業部 〇〇様

平素より大変お世話になっております。

先日ご依頼いただきました見積もり書類を
添付ファイルにてお送りします。

ご査収のほど、よろしくお願いします。

=======================================
添付ファイル: ○○見積書(.pdf形式)
=======================================

添付したファイルに関する質問は、本メールに返信いただけますと幸いです。

今後ともよろしくお願いします。

 

ファイルや資料を添付するときのビジネスマナーを理解しよう

本記事のまとめ
  • 添付の際は、送付内容をメール文に明記する
  • 添付ファイルについての問い合わせ先は、メールの本文に記載する
  • ビジネスメールのファイル転送は、相手のネット環境に配慮したファイル形式・サイズにする

 

本記事では、ビジネスメールで添付ファイルを送る際の例文、また添付ファイルを送る際に押さえておきたいポイントについて解説しました。添付ファイルを送るときには、本記事で紹介した内容を満たしているのか、一度確認してみてください。

また、添付ファイルの有無に限らず、ビジネスメールでは「受け取った相手にメールの意図が明確に伝わるかどうか」という点が重要です。

ビジネスシーンでメールを送る際は、一度メールの受け取り手の立場になって文章を再読し、丁寧な説明ができているか確認しましょう。


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