ビジネスパーソンなら誰もが、上司に謝罪したことがあるはずです。 謝罪の内容は、ささいなものから、業務上の大きなミスまで様々なものが考えられますが、 内容が何であれ、マナーを守って適切な形で上司に謝罪をしなければ、あなたの評価に大きく影響します。 特に、上司に謝罪メールを返信する際、面と向かって謝罪する時よりも注意しなければならないことがあります。 それでは、上司に謝罪メールを返信するときのマナーについて見ていきましょう。
返信は可能な限り早く行う
謝罪メールは、可能な限り早く返信しましょう。これは面と向かって謝罪する場合も同じですが、こちらが何らかのミスをして相手に謝罪しなければならない場合、時間が経てば経つほど、相手の怒りは増幅します。素早い返信を心掛けましょう。
メール本文には、謝罪の・対応策・今後の対策を書く
ビジネスパーソンとして、謝罪メールに書く内容は、「大変申し訳ございません」といった謝罪の言葉だけではＮＧです。謝罪の言葉、今回起きてしまったミスの対応策、今後同様のミスを防ぐための対策の３点を記載します。 例えば、
謝罪の言葉→この度はミスを発生させてしまい、誠に申し訳ございません。
今回のミスの対応策→ご迷惑をおかけしたお客様に電話にて謝罪し、正しい内容を再度連絡します。
今後ミスを防ぐための対策→今後はお客様へ連絡する前に、先輩の●●さんにダブルチェックいただくこととします。
といったものです。
上司が最も嫌がることは、同じミスを再度起こしてしまうことです。同じミスを繰り返すことは、あなたの信頼を大きく損ねるものとなるでしょう。 そのため、今回のミスに対する対処策に加えて、今後ミスを発生させない対策も上司に報告しましょう。
メールの送信後、上司に電話連絡する
謝罪メールは、送って終了というものではありません。メールを発信した後、上司に電話連絡し、「この度は申し訳ありませんでした」と口頭で謝罪しましょう。 その後、上司に送ったメールを見ていただきながら、今回のミスの対処策と今後の再発防止策を述べるのがよいでしょう。
本来、謝罪にメールは適していません。 メールのみで謝罪を済ませようと思うと、相手から「謝罪が怖くて逃げている」ような印象を抱かれてしまいます。 謝罪は、可能な限り口頭で、誠意をもって行いましょう。
いかがでしょうか？口頭であってもメールであっても、謝罪は誠意をもって対応することが必要です。 マナーを守り、真摯な態度で、上司に謝罪メールを返信しましょう。
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