部下に依頼した仕事を管理するために意識しておくべきこと

　

　サラリーマンにおいて部下に依頼した仕事を管理することは、部下社員の育成だけでなく、自分自身の為にもなりますので、できるだけ効率的に行なう必要があります。部下にも色々な人がいるわけですが、管理の話をする前に部下の能力によって与える仕事の難易度を変えることを考える必要です。

　部下に仕事を与えることは、進捗状況の管理をする必要があるわけですが、仕事を失敗させないため、どんな点に注意して管理したほうがいいのか考える必要があります。この問題は非常に難しい問題で、部下によって管理方法を変える必要が出てくるのです。部下が優秀であれば、仕事に関する条件だけを上司は示し、他の部分は部下に任せるのだけでいいのですが、任せっきりではいけません。逆に部下の能力が低いと、何から何まで指示しなければなりませんし、きちんと終わったかも細かく確認する必要があります。そこで部下の能力に応じて仕事を与えるわけだが、管理に時間がかかるのも問題です。

　そこで報告体制を明確にする必要があるのです。まずは仕事に関する条件を最初に示します。そして信頼できる部下に仕事ならば具体的な実施方法を任せてもいいでしょう。そして能力のない部下に対しても、同様に報告させるのは当然のことで、必要に応じてきめ細かな指示をすることが大切です。

　まずは報告に関してですが、管理に必要な情報を定期的に報告させることも明確にします。毎週金曜日と定めるのが一番です。定期的に報告することを義務付け、問題が発生した時などは随時報告させるようにします。ただし、これは担当者によって判断基準も違うはずですので、最低でも定期に報告を受けた時に気づかなければなりませんので、報告する内容を事前に決めておきましょう。求める報告内容については、仕事の進み具合や作業の内容、遅れているならば遅れている理由、そして具体的に数字による報告が可能なものについては、達成した数値などを求めます。もちろん作業においての問題点がないかも確認が必要です。

　しかし、これらを口頭で報告させると、報告する側の負担になることもあります。そのような負担を軽減するために、報告して欲しい項目を整理し、その用紙に書き込みするようにさせたほうが効果的です。そしてその記載内容を見てよく分からないことがあれば、口頭確認し、記載方法を教えます。最初のうちは大変かも知れませんが、一度手本を見せれば報告する側にもそれほど負担をかけることなく記入することができるのです。