留守電へ返信の電話を返す時のビジネスマナー

　仕事をしているとどうしても電話に出れないという事も多くあります。電話相手が取引先などだった場合は留守電にメッセージが残っているでしょう。留守電にメッセージが残っていた場合、どういった返信がよいのか、メッセージの内容によって様々です。ビジネスマナーをきちんと理解したうえで、上手な返信の仕方を考えましょう。

　基本的に留守電に残すメッセージには重要な事はあまり吹き込みません。連絡事項などが多く、相手の社名や名前、「お時間のある時に、お電話下さい」ともに連絡先が残されている場合もあります。そして多くが「またお電話致します」というものではないかと思います。

　この場合、相手側のマナーで言っているので、留守電を確認したら必ず返信の電話をするようにしましょう。言われた通りに電話を待っているのは、マナー違反になってしまいます。

　電話に出られなかった事へのお詫びを必ず言葉にしましょう。「先ほどはお電話に出られず、申し訳ありませんでした」仕事中で電話に出られなかったとはいえ、もしかしたら相手は返信を待っているかもしれません。待たせてしまっている以上、きちんとお詫びするのは当たり前のビジネスマナーですし、この一言を添えるだけで、非常に印象が良く聞こえるでしょう。

　次に留守電を聞き、返信の電話をした時に言うべきなのは、留守電に残されていたメッセージを聞きましたということです。連絡事項のみのメッセージだった場合は、留守電を聞いて折り返しましたという事を伝えましょう。「先ほどはお電話に出られず、申し訳ありませんでした。留守番電話を聞きましてお電話させて頂きました。」というようなメッセージでいいでしょう。

　連絡事項以外の内容が残されていた場合も、その内容を聞いたという事を伝えます。ビジネスでの電話において復唱することは、大切な確認作業なのです。「先ほどはお電話に出られず、申し訳ありませんでした。留守番電話の内容確認致しました。10日の13時にいらして頂けるという事でよろしいですか」というように、メッセージの内容をきちんと復唱して、間違いがないか確認しましょう。

　留守電に細かい日時や場所が吹き込まれていても、必ず留守電を聞きましたよということと、その内容の確認をするために必ず返信の電話をしましょう。その際に少し申し訳なさそうに、返信することで相手にお詫びの気持ちも伝わります。留守電の返信にも必ず伝えるべき事や言うべきことがあるのです。