仕事の内容を留守電を吹き込むときに気を付けたいマナー

　相手の会社が定休日であった場合など、知らずに電話をかけたときに留守番電話に繋がってしまう場合があります。 用事が急でない場合には、改めてかけ直すこともよしとされますが、取り急ぎの用がある場合には留守電にメッセージを残しておくのも良いでしょう。 ここでは、仕事上での留守電の際のマナーについてお話ししようと思います。

　留守番電話を利用するメリットとして、予め用件を相手に伝えることができるというメリットがあります。 早めに用件を伝えたい場合など、留守番電話にメッセージを残すことで、作業の効率化が計れる場合もあります。

　 一番初めに、ピーッという発信音が鳴れば、まず始めに挨拶をします。 次いで自分の名前と所属の会社あるいはチーム名を名乗り、伝えます。 その次に、『○○様のお電話で宜しいでしょうか』など、相手の電話で合っているのか念のため確認します。

　 その後に、今回電話した仕事の用件を簡潔に伝えます。 この際、仕事の用件はあくまで長くなりすぎないよう気をつけてください。 これは、場合によっては留守番電話は時間が限られている場合があるからです。

　 そして最後に、折り返すかこちらからまた電話するかを伝えます。 折り返しを希望する場合には、こちら側の電話番号を伝えておくと良いでしょう。 携帯電話の場合にはこちらの電話番号が表示されますが、それでも重ねて伝えておくとより丁寧です。 以上の点が伝われば、次の電話の際にスムーズに話を進めることができるため、便利です。

　留守番電話を残す際には、言葉は分かりやすい言葉ではっきりと話しましょう。 特に、名前を名乗る際や電話番号を伝える際には重要になります。 きちんと声が録音出来ていなければ、留守番電話の意味がありません。 そのためにも、早口で話すことはやめ、相手に聞こえるようにゆっくりと話すことがマナーにもなります。

　 また、ピーッという発信音がなることが多いですが、その音が鳴る前に話しだすということもやめましょう。 あまりに早く話し出すと、話が途切れてしまい、相手に伝わりません。 また、留守番電話だと分かると、無言のまま電話を切ってしまう人も中にはいらっしゃると思います。 しかし、これは仕事において、留守番電話をする上でのマナー違反になるため、せめて自分の名前を伝え、『またお電話いたします』の言葉だけでも吹き込むようにしましょう。