ビジネスシーンで留守電を残す際に気を付けたいマナー

　多くのビジネスパーソンが仕事専用の携帯電話を所持しており、相手の携帯電話に留守電を残す場面は多いと思います。 留守電を残す方法にもマナーがあります。要領を得ない留守電を残されると、その処理で相手を手間取らせてしまいます。マナーを守って、スマートな留守電を残せるようになりましょう。そうすれば、あなたの仕事や人間関係がもっと円滑になるはずです。

　相手が電話に出ると思って電話をかけたら、予想外に留守電になってしまった時、留守電の内容をとっさに考えることがあります。 そういう時は自分が思っている以上に、要領を得ないメッセージになってしまっていることが多いものです。途中で時間切れになり結論まで行き着かなかったり、話が前後してしまったり…。もう一度録音しなおすハメになることも。

　 そうならないためには、電話をかける前に、留守電になった場合にどのようなメッセージを残すのか、あらかじめ考えておくべきです。 一字一句、完璧なメッセージを考える必要はありません。相手が電話に出るかもしれないのに、留守電のメッセージを考えるために多くの時間を割くのは、無駄です。大雑把で構わないので、30秒程度で要件をまとめて話せるように、頭を整理してから電話をかけましょう。

　留守電に切り替わったら、一呼吸おいてから、自分の所属と名前をはっきりと名乗りましょう。留守電の場合、冒頭の音声が聞き取りづらいことがあります。相手が何度も聞き直さなくて済むように、一呼吸おいてから、自分の所属と名前をはっきりと名乗りましょう。

　「いつ」、「誰が（または、何が）」、「どのような状況で」、「どのくらいの緊急性で」、「何をしてほしいのか（例えば、折り返し電話をかけて欲しい、客先に電話をかけて欲しい、等）」を明確にまとめて、録音しましょう。

　折り返し電話や客先への電話を依頼する場合、相手が電話番号を知っていると予想できても、念のため、メッセージの最後にはその電話番号を入れるようにしましょう。 相手が知っていたとしても、調べなおす手間を省いてあげることができます。ただ、社内のよくやりとりをする人同士で、折り返し電話を依頼する時は省くのが常識でしょう。