【「了解」は使って良いのか？】上司からのメールに返信する際、気をつけておくべきこと

　上司からメールが届いた時、すぐには詳細な返信を返せない時ってありますよね。商談中や、急ぎの作業中など、あなたにもあなたのペースやタイミングがあります。そこで、とりあえず短くメールを返信するわけですが、つい上司に対して「了解しました」と返信してしまっていませんか？

　これは、そのような緊急時の短いメールの返信だけでなく、普段の返信でも言える事です。上司は立場上、目上の方にあたるので、その目上の方に対して「了解しました」は明らかな間違いなのですが、なかなかそこまで気付かずつい、使ってしまいますよね。それでは正解があるのか？などについて、これから述べて行きます。

　自分からみて上司にあたる人への返信で、「了解しました」はよく使いがちなのですが、これは明らかな誤用で間違いです。たとえ「了解いたしました」と言う表現でも間違いです。何故ならこれらには「尊敬」の意味が含まれていないからです。上司はあなたにとっては、たとえ上司があなたより歳下であったとしても、組織のなかの立場上は目上の方にあたるので、この場合の正解は「承知しました」「承知いたしました」などになるのです。

　また、「かしこまりました」でも、同じように敬語として使えるのでOKで、こちらも正解と言えます。とにかく、上司への返信で「了解しました」は使いません。

　「了解しました」がダメなのでは、もしかして普段何気なく使っている表現でもＮＧなものがあるのでは？と不安になりませんか。よくありがちなのが、なんでも文頭に「お」をつけて使ってしまう例です。例えば、「以上、おわかりいただけましたでしょうか？」などと使ってらっしゃる方をお見受けしますが、この場合は「以上、ご理解いただけましたでしょうか？」が正解で、それで良いのです。

　上司は目上の方ですから、その目上の方の能力を試しているような印象を与えかねない表現は、使わない方が賢明です。また、つい使ってしまいがちな表現としては「ご助言、参考になりました」などの文言がありますが、これも相手が目上だと言う事を考えると、あまり適切ではありません。このような場合、素直に「ご助言、勉強になりました」とへりくだるのが正解で、好印象です。初めの「参考になりました」ですと、本当に参考程度に受け取ったのか？的な、相手を軽んじた雰囲気が出てしまう畏れがあるので注意が必要です。

　あと、やってしまいがちな例としては、「そのままで特に問題ありません」「別に構いません」などの例です。このような場合、この表現は使いません。正解は、「そのまま進めていただけたらと思います。よろしくお願い申し上げます」とでも言った風な塩梅でしょうか。日本語は、尊敬語や謙譲語など、マナーが決まっていますからそこら辺は気を遣いますが、上司への返信を書く際は、充分留意しながら返信しましょう。