上司に電話で連絡する際に覚えておきたいマナー

　連絡をするということは、ビジネス上では「報連相」の一つとされ、社会人の基本マナーの一つとされます。 中には電車が遅延することや渋滞などで会社につくのが遅れるという場合もあるでしょう。 そのような場合、上司にどのように連絡をすれば良いのでしょうか。

　例えば、まだ会社に誰もいないと思われる早番の時間帯であった場合には、メールでの連絡の方が良い場合もあるでしょう。 しかし、メールで連絡をするということはマナーとして、タブーの一つでもあります。 メールで連絡するにしても、後々重ねて電話で連絡を入れるなど、配慮が必要です。

　 また、万が一上司が不在の場合には電話を受けた人に連絡してもらえるように伝え、上司が在籍している時間に再度連絡することが大切です。 伝言してもらえるよう伝えたからと言って、そのまま放置しておくこともやめましょう。

　連絡することで、一番肝心なことはスピードです。 そして、次に重要なことになるのが内容の正確さです。 特に内容を伝える点では、簡潔に伝えるということも必須です。

　 内容を伝えるポイントとしては、6Ｗ2Ｈをポイントとすることが基本になります。 6Ｗ2Ｈとは、「誰が」、「何が」、「なぜ」、「いつ」「どこで」、「どっちが」、「どのように」、「いくら」の８つの項目のことです。 これらをはっきり伝えることで、重要な部分をしっかりと相手に伝えることができます。

　また、業務についての相談を行うことも大切です。 一人で仕事をしている場合にはいいかもしれませんが、チームで課題に取り組む場合には他人に迷惑をかけることもあるでしょう。 業務にどう影響するかを伝えることで、上司も指示しやすく、既に仕事場に揃っているメンバーだけでも仕事を始めやすい環境を作ることができます。