ビジネスシーンの電話で担当者を呼び出す際に気を付けたいマナー

　ビジネスシーンでは、電話対応は基本中の基本です。中には電話を頻繁に利用する会社もあるでしょう。電話対応になれないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。そのような人のためにビジネスの電話対応のマナーについて紹介していきます。

　電話で担当者を呼び出してほしいと、相手方から求められた場合には、まず、担当する相手の方は誰なのかを確認します。 その場合、相手の名前を復唱し、「少々お待ち下さいませ」と断った後、電話機を保留の状態にして担当者を呼び出します。

　この時の注意点として、必ず電話を保留にするということが挙げられます。 電話を保留にせずに、受話器を押さえて電話を取り次ぐ、という人もいらっしゃるかもしれませんが、その間、こちら側の声や雑音が相手の耳にも聞こえてしまい、相手にとって失礼になる場合もあり得るからです。 なので取り次ぐ際には、例え担当者が目の前にいたとしても保留を押してから呼び出すことがマナーになります。

　また、担当者が別の部屋にいる場合には、社内で内線を利用している会社も多いかもしれません。 内線がある場合には、内線にしたがって、担当者を呼び出し、誰から電話が来たのか、担当者に伝えることが必要です。 もし相手が上司の場合には、今取り次いでも大丈夫かを確認することも大切です。

　例えば、相手が電話中であった場合には、担当者を呼び出すことはできません。 その際には、「只今担当者は他の電話に出ております。終わり次第こちらからお電話いたしますのでお電話番号をお聞かせいただけますでしょうか」と相手の電話番号を自然に聞き取ります。

　或いは担当者が外出している場合には、「申し訳ございません。あいにく担当者は外出しております」と伝えた後、何時に戻るのか、戻ったら連絡する旨を伝え、電話番号を聞き、電話を切ります。

　また、会議中、来客中、食事の場合にも同じことが言えるでしょう。 来客中の場合で、お客様が帰られる時間が分からない場合は、「折り返し連絡させて頂きます」と言い、こちらから電話をかけ直す旨を伝えましょう。

　そして担当者が欠席の場合ですが、担当者が休んだ理由は付け加えない事が対応の基本の一つになります。 その場合、「よろしければご用件を承りますが…」と続けることが自然な流れになり、好ましいでしょう。