新人社員が気をつけるべき電話応対のマナーの基本

　電話の応対は常に緊張して受話器を取っている人もいるかと思います。慣れていない方ですと、何を発言しているのか分からなくなってしまったり、中にはしどろもどろになってお客様を不快な思いにさせてしまう恐れがあります。ここでは、新人社員が気をつけるべき電話応対のマナーについて記述していきます。

　会社に掛かってくる電話のほとんどがお客様からの電話や修理などの対応を求める電話になります。そのため多くが貴方ではなく他の先輩社員や上司に掛かってくるのです。

　そこで基本的なこととして覚えておきたいのが、電話を受けたら必ず、社名、名前、用件、担当者を必ず確認しましょう。事業所に呼び出す方がいらっしゃらない場合もありますので最低限でもその項目を控えておけば問題ないでしょう。

　また電話に出たときに、急にあちらから「Aさんはいるのか」と聞かれた場合にも必ず上記のことを確認するようにしましょう。中には面倒な業者もいますので注意が必要です。

　新人に多いのが自信が無いために声が低くなったり、緊張してしまって早口になってしまうことがあります。そうならないようにするには、いつもより高い声で話してみることです。すると相手にも聞きやすい声になりますし、特に携帯電話やスマートフォンの場合にはよく伝わるようになってきます。

　また、話す速度も速くてはお客様に聞き取りづらくなりますので少し落とす程度にして話すようにしましょう。 このように改善していけば皆様の声がお客様に聞き取りやすい声へと変貌します。もし皆様の中で電話で好印象をお客様に持っていただけないと思っている方がいらっしゃいましたら上記のことを行ってみることをお勧めします。

　電話応対のマナーは基本的なことを疎かにしなければ問題はないでしょう。しかし、多くの新人がマナーの基本的な部分を守れていないためにお客様へ迷惑をかけてしまいます。少しずつでも良いので改善していくようにしましょう。