ビジネスメールを送るときに気を付けたいファイルの容量のマナー

　ビジネスでは今や電子メールは当たり前です。必要な情報をメールで連絡する、あるいは必要に応じてファイルを添付することもありますが、メールを送るにはいくつかマナーがありますので、まずはマナーを確認しましょう。

　まず基本中の基本ですが、添付するファイルがウイルスに感染していないか確認をします。ビジネスに使用するパソコンならウイルス駆除ソフトがインストールされているはずですので、ウイルスチェックをした上で送信することが大切です。しかし、最近ではソフトの機能も充実していますので、そのような場合には注意喚起してくれるものもありますので、まずはパソコンの機能を確認をすることをお勧めします。

　次にファイルの種類を確認します。JPEGファイル、Word、Excel、PDFファイル、テキストファイル、圧縮ファイル(zip)は、ほとんどの環境で開くことができますが、それ以外なら受け取る相手にソフトがインストールされているかどうか確認します。

　そして最も注意すべき点が添付ファイルの容量です。ファイルを添付するだけで必要な資料が送付できてとても便利ですが、あれもこれもとファイルを添付すると、場合によっては送信できない場合があります。仮に送信できても相手が受信できないこともありますので注意が必要です。利用しているプロバイダによってメールサーバの使用量に制限があったり、１度に送ることができる添付ファイルの要領に制限があったりするのです。

 　圧縮ソフトを使用すればいいと思うかも知れませんが、これは相手に事前に確認することをお勧めします。圧縮ファイルを使用することでいくつか操作が増えますので、不慣れな人にとっては迷惑となるからです。

　送信したメールの本文には一言「データが開けない、壊れているなど問題がありましたら、ご一報いただければ、すぐに再送致します。」と添えることをお勧めします。送信されたメールの添付ファイルが開けない場合は先方から連絡があるはずです。このように一言添えていればあまり文句もいわないはずですが、それがなければマナーがなっていないと苦情になることもあります。