【これだけは押さえておきたい！】上司に仕事を依頼する際のメールの書き方

　上司に仕事を依頼することは特に上司に限ったことではなく、同僚、先輩、後輩に対して仕事を依頼することと基本は同様です。違いといえば言葉づかいくらいでしょうか。仕事を人に頼むに当たっては直に会って頼むことが基本です。しかし、例えば出張していて遠方の出張先から仕事を依頼することもあるでしょう。その場合は、メールで事情を伝え仕事を依頼することも止むを得ないことになるでしょう。

　仕事を依頼するに当たっての基本は直に会って頼むことと言いましたが、会う前に次のことは整理しておくことが大切です。

・自分が今実施している仕事の概要　

・その仕事の全体工程と進捗状況　

・進捗に当たって障害があり解決のために依頼すること　

・いつまでにやっていただきたいか　

・結果をどのように受け渡していただきたいか

　また、会う前は電話でアポイントを取ってから会うことが基本です。上司、同僚の場合は、スケジュールがどうなっているか確認してから、空いている時に話を出すことが必要です。今から会議だという前に行ったりすると、相手も迷惑がることになり、スムーズに話ができることも話せなくなります。

　そして会う際の基本としてもう一つあります。それは態度です。相手も忙しいことを承知しているが申し訳ないが仕事を引き受けていただけないかという思いあるいは思いやりを持つ事です。その姿勢で相手に接すれば相手も快く応じてくれるものです。上司の場合も特別なことはありません。逆に自分が今実施している仕事については把握しているはずですから、仕事の中間報告も含めて、仕事のこの部分をよろしくお願いしますと依頼することで対応してもらえることでしょう。なお、仕事をやっていただいた結果、どのようになったかを報告すればさらに好感度を得られ、次に仕事を依頼するときにもっとスムーズに引き受けてもらえることでしょう。

　前のセクションで依頼する基本を述べていますが、メールの場合はそれをすべて文章で表すことになります。この時の書き方で留意する点は、仕事を引き受けていただきたいという思いを文章に表すことです。例えば、次のような書き方になります。

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田中課長

　Ａ案件を実施しておりますが、下記のような状況にあり、仕事をお願いしたくメールさせていただきました。本来は直接報告に行くべきところですが、ご承知のように出張でＢ会社に行っております。お忙しいところ急な依頼で申し訳なく思いますが、明日中にＢ社と仕様を合意しないと納期が間に合わないということで、お願いする次第です。

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　上記のように思いを伝えた後は、仕事の進捗、全体工程、いつまでに何をやっていただくか等を箇条書きかつ簡潔に書いてメールを出せば良いでしょう。なお、最後に、下記のように連絡方法を伝えておくことが大事です。

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　もし不明点等あれば下記に電話もしくはメールしていただければ直ちに調査し報告いたします。

メールアドレス　　＊＊＊＊＠＊＊＊＊＊　　　

10時～18時　Ｂ社の電話番号　　　

上記以外　　ホテルの電話番号および携帯番号

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　メールでやり取りして仕事が終了した場合でも、前に述べたように結果を報告すれば良いでしょう。この時は遠方にいる時はメールでも良いのですが、そうでない場合は、直接会って報告を兼ねてお礼すれば好印象を持ってもらえます。上司もこいつは仕事ができるやつだと思うのではないでしょうか。

　基本は会って仕事を依頼すると言いましたが、緊急で依頼したい時にすぐ側に相手がいれば良いのですが、そうでない場合があります。その場合は電話で依頼することになりますが、電話では伝えきれない資料・写真等がある場合があります。そのような時は、まずは電話で事情を話し、メールで資料を含め詳細を送るので対応して欲しい旨伝えれば良いでしょう。このようなケースのメールの書き方は、緊急時ですからとにかく状況のみ伝えれば良く、いかに状況を正確に伝えるかを留意し、書き方にこだわる必要はありません。