依頼の納期が遅延することを伝えるメールのマナー

　納期に遅延してしまうことがハッキリしているなら、迅速に相手方に知らせることはビジネス上で最も重要なルールです。「もう間に合わない」と思った時、すでに納期の五分前という事はまずないでしょう。終わりまでの見通しが立つ段階になって、それが納期に収まらないと分かった瞬間、それがメールを出さなければならない場面なのです。

　メールを出すのをギリギリまで延ばせば延ばす程、相手に与えるダメージが大きくなってしまいます。納期当日なんてもっての他です。数日、もしくは一週間前に納期に遅延することが相手にも分かれば、相手もその遅延に対応できるかもしれませんし、相手のその後の予定を調整して納期を延ばしてもらえる可能性もあります。分かったらすぐ、これが遅延メールのマナーです。

　なるべく「感じ良く」「怒りをかわずに」遅延を伝えたいと思っても、そのような文章ではいけません。遅延することが分かったら、潔く責任をとりましょう。素直に謝るのが肝心です。

　特に進捗状況をごまかすのはいけません。どこまで進んでいるのかという事を詳細に記載したメールにしましょう。場合によっては、出来た部分だけ貰えば納期は後倒しにしても良い、という話にもなるかもしれません。あくまで自分の仕事の正確な進捗を伝えて相手の判断をあおぐというスタンスをとるのが、ビジネスにおけるマナーです。

　進捗状況を報告したら、次は納期の再設定です。もし納期の遅延に繋がったトラブルなどがまだ続いているなら、それを相手に素直に報告しましょう。どれくらいで次の納期が設定できるのか概算をたて、それも報告するのが適切です。

　すでにトラブルは解決し、あとは自分の仕事をすすめるだけならば、速やかに次の納期を設定しましょう。しかしここで慌ててしまって、全力を尽くしてやっと出来るか出来ないかの納期を言ってしまうのは禁物。余裕をもって納期を設定しましょう。納期以前に納品できれば、相手も「頑張ってくれたんだな」と思ってくれ、信用の回復にもつながります。

　納期というのはビジネスを進める上で最も重要視されるものでもあります。「遅れず」が一番なのは確かですが、もし避けられない理由で遅延してしまったときは、「速やかに」、「正直に」、「落ち着いて」対応するのが望ましいでしょう。