【再送メール･例文】メールを再送信する際に気を付けたい8つのマナー

取引相手に送ったメールの返信が全然返ってこない……。メールの返信が来ずに、再送メールを送るか否かで悩むビジネスパーソンも多いでしょう。

本記事では、メールを再送する際に気をつけるマナー、例文を紹介します。これから再送メールを送ろうとしている方はぜひ参考にしてみてください。

まずは再送メールの例文を参考にしてみよう

まずは再送メールの例文をご紹介します。詳しい書き方のポイントを知りたい人は本記事下部をご覧ください。

再送メール例1

見積書送付の再送メールをご紹介します。

再送メール例2

訪問日程に関する再送メールをご紹介します。

再送メール例3

サンプル送付に関する再送メールの例文をご紹介します。

再送メールを送るときの心構え

ビジネスシーンで「相手にメールが届いていないかもしれないから、再送したほうがいいのかな？」と思ったことがある方もいらっしゃるでしょう。

しかし、再送メールをむやむに送ることは、場合によっては失礼になることもあるのです。

そこでまずは、ビジネスシーンで再送メールを送るときの心構えについて解説します。

本当にメールが送信できていたのか確認をする

相手からの返信がない場合「返信を忘れられているのかな？」と心配になる方も多いでしょう。しかし、実は「メールを送ったつもりだったけれど送っていなかった」「メールが下書きに保存されていた」なんてことも……！

送っていないのに「メールを確認していただけましたか？」と相手に尋ねることは、失礼でもありますし、場合によっては信頼を失う結果にもなりかねません。

メールの返信が遅いと感じたときには、そもそもメールを送信できていたのか、正しい宛先に送っているのか、送信履歴を確認するようにしましょう。

再送メールを受信する相手の気持ちを考える

正しい宛先に送信できていた場合、「一刻も早く相手に再送メールが出したい」と思うかも知れません。そんな気持ちを一旦落ち着けて、「もし自分に再送メールが来たら」ということを想像してみましょう。

前日に取引相手から来たメールを確認したものの、予定が重なってしまって返事ができていないメールがあった場合。

返信を催促する再送メールがきたら、きっと焦ってしまうはず。加えて、メールのタイトルに「【再送】」と書かれいることを想像すると、心臓がドキリとしてしまいますよね。

「相手にされて嫌なことはしない」ということが、再送メールのマナーです。

どうしても自分の都合で進めてしまいがちですが、相手の都合、状況も考慮してメールをするようにしましょう。

急ぎの場合は電話でもフォローをする

相手の気持ちや都合を考えてメールをしないといけないとはいえ、急ぎで確認が必要なこともあるでしょう。

たくさんのメールを受け取っていてメールの確認がもれることも考えられますし、アポイントが重なってメールをチェックする時間がとれていないことも考えられます。急ぎで返信が必要な場合は、メールで連絡するだけではなく、電話でもフォローを入れるようにしましょう。

先にメールを送り「先ほどメールでも送らせていただいたのですが……」と要件を電話で伝えると親切です。

再送メールで相手の気分を害さないための8つのポイント

実際に再送メールを送るときには、相手の都合に配慮した文面で送る必要があります。

では、再送メールで相手の気分を害さないためにはどうしたらいいのでしょうか。5つのポイントを確認してきましょう。

1．相手に逃げ道を作っておく

再送メールを送る際には、相手に「逃げ道」を用意したような文面にすることがポイントです。

「お忙しいところ失礼いたします。〇〇の件について、進捗状況を教えていただけますと幸いです」などと、相手を立てるように丁寧なメール文を書くのがおすすめです。

また、別件のことでメールを送りつつ、「前回のメールの件についても、何卒よろしくお願いいたします」などと触れてみることも一案です。

メールの内容や再送メールを送るシーンに合わせて、相手を非難しない言葉を選択して再送メールを送るようにしましょう。

間違っても「早く返信をお願いします。」「どういう状況ですか？」などと、相手を責めるような口調は避けましょう。

2． 件名に【重要】【要返信】【至急】は使わない

再送メールに限らず、メールの件名に【重要】【要返信】【至急】などといった命令口調の言葉を使うのは控えることがベターです。

全員が不快に感じる訳ではありませんし、【至急】と書かれている方が親切だと思う方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、「急かされている」「強要されている」などと不快に思われる可能性を否定できない以上、上記の表現を使わないのが無難だといえるでしょう。

3．催促している理由を具体的に書く

「返信をどうしてもこれ以上待てない！」という場合は、返信を催促する必要があります。

返信を催促する場合は「昨日が締め切りだったため」「スケジュール調節のため」など、早く返信が欲しい理由を具体的に書くこと親切です。

また、以下のフレーズも、返信を催促するときに使えます。

4．いつまでに対応が必要なのか期限を切る

返信が早く欲しい場合には「◯日◯時までにご共有お願いいたします」といったように、いつまでに対応が必要なのか、期限を切ることが重要です。

期限を設定しておくことで、基本的には期限内に対応してもらえますし、もし期限に遅れた場合にはリマインドを送りやすくなります。

5．行き違いになっていた場合のことを考慮する

メールを再送する際には、行き違いをしていて返信をすでにもらっていたのに気がついていないことも考慮しましょう。

相手はすでに返信をしていても、あなたが確認し忘れていることや、他の人に伝言を頼んでいたのに伝わってきていない可能性も考えられます。

一言「行き違いになっていたら申し訳ございません」と添えるだけでも、印象は大きく変わります。

6．自分の送信履歴を確認する

「絶対にメールを送ったはずなのに返信が返ってこない」と思っている人は、まずは一呼吸。送ったと思っていても、実際は何らかのトラブルで相手に送れていないかもしれません。

自分の送信記録を確認し、確実にメールを送ったことをチェックしましょう。

また、相手からの返信が返ってきているけれど、件名が変更されていて気づかなかった・迷惑メールに返信が届いていたなども考えられます。送信記録だけではなく受信記録、迷惑メール欄を確認することをおすすめします。

7．以前のメールに書いていた納期や期日を確認する

自分が納期や期日を勘違いしていてヤキモキしていることもあります。以前送ったメールに書いてある納期や期日を確認して、過ぎている場合はメールを送りましょう。メールを送る場合は、すぐに確認してもらえる様に、メールをチェックする午前中に届く様に送るようにすると◎。

納期は過ぎていないけれど、すぐに対応をして欲しい場合は、その旨を伝える内容のメールを送りましょう。自分都合で急いでもらいたいお願いメールの書き方は「【テンプレート】依頼文・お願いするビジネス文書を書くときの3つのポイントを解説」を参考にしてください。

8．急いでいるときは、電話で理由を話す

すぐに返信を返して欲しいときは、相手の業務時間内に電話をして急いでいる理由を話しましょう。

メールの場合すぐに気がつかないかもしれません。直接口頭で伝えることで、緊急性を伝えられ、すぐに確認してもらえます。
 

相手がメールをどう受け取るのか気持ちを考えて文面を作成しよう

現代のビジネスにおいては欠かせない「メール」。オンラインでやりとりができるという便利さもある反面、文面だけでは気持ちのニュアンスなどが伝わりにくいという不便さもあります。

ビジネスシーンにおけるメールでは、自分の気持を文面で相手に伝えなければいけません。

「時間がないから」「定型文だから」とメール文面を簡素なものにせず、余裕のある丁寧で人間味のあるメールを送ることこそが一流ビジネスパーソンのメールの心得です。

相手のことを思いやった丁寧なメールで、取引先からの好印象を得ましょう。

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