資料を提出するときに気を付けたいメールのマナー

　「お疲れ様です」「お世話になっております」というタイトルで提出メールを作成している人は要注意です。そのようなメールのタイトルでは、提出した資料を見落とされてしまう可能性が高まります。「〇〇の資料を送付します」「見積書を送付します」という形で、何をそのメールで提出するのかをはっきりさせておきましょう。

　添付資料でわかりにくいところがある場合は、その部分の補足や、わかりやすくする説明などを、メールの本文中に入れておくと、相手が読む時に便利に感じるのではないでしょうか。また、資料が長く、全部読むのに時間がかかるような場合であれば、どのような資料であるか、用件や概要をまとめて箇条書きなどで示してあると、相手の負担を減らすことができます。

　メールのサイズを小さくするために圧縮したり、資料の書き換えがないよう、加工してから送るという人もいますが、基本的にそのような加工は必要ありません。かえってスマートフォンでメールをチェックする場合などは加工によって資料を読むことが出来なくなる場合もありますので、注意が必要です。

　提出する際には、資料の容量にも気を配る必要があるでしょう。通常のメールであれば、４ＭＢ以下のファイルにすることがマナーと言えます。これより大きい場合は、メールで先に確認を取るか、クラウドサービス上に上げるなどの工夫が必要となります。

　ここでは、資料を提出する際に気を付けたいメールのマナーを紹介しました。正しいマナーで送り、提出するときのトラブルにならないような、メールの送り方を実践しましょう。