不快な思いをさせない！営業マンが手紙を送る時に気をつけたい文章の構成

　営業マンの皆様であればお客様に向けて幾つか手紙を出された経験があるかと思います。私の部下にもいましたが、中にはお客様に出す手紙であるにも拘らずお客様に失礼な文章を記述したり上から目線のような文章の手紙になってしまっている方々が目立ちます。そんな手紙をお客様がいただいても面白くも無ければただ不快に感じるだけです。では、どのように文章を構成していけばお客様に失礼のない手紙になるのでしょうか。

　一番多い失敗のパターンが、文字を羅列しただけの手紙です。確かに綺麗な言葉や文章をどこからか持ってきて並べているので失礼の無い文章と思われがちですが、文章の構成が成っていないと子供じみた文章になってしまいます。まず文章の構成として、最初に自分が誰なのかを必ず記述しましょう。それをしないと手紙を出した方が誰なのか判断できません。

　次にお客様がお会いしていただけたのであれば、お忙しい中、お会いしていただき誠にありがとうございましたの一言を入れる。もし出会えなくともお詫びとしてお忙しい中訪ねて申し訳無いと言う気持ちを文章にして起こしましょう。次にお会いできたのであれば次はこの用件で来ますと言った言葉を追加し、もし出会えない場合はなぜ訪問したのか、用件を必ず記述しましょう。

　そして最後に今後もよろしくお願いしますと言う締めの言葉を1つでも良いので記述するぐらいはしましょう。これはあくまでも一例にすぎませんので、先輩社員や上司の方々に一度見ていただいたり訂正してもらう等しましょう。


　営業マンはお客様と何とか関係を作ろうと思い、多くの方々が手紙作戦で手紙を置いていきます。その中に皆様が出した手紙も中にはあると思いますが、真っ白な手紙で茶封筒で包んだものでは他の営業マンより目立ちません。そこで手紙や封筒の種類を変更してみることです。

　例えば季節が春であれば手紙に桜の絵が描いてある手紙を利用したり、季節が秋であれば紅葉等の秋にふさわしい絵が描いてある手紙を利用する。また封筒の場合ですと茶封筒では味気が無いので、こちらも季節柄を考えて選択してみましょう。こちらも季節が春であれば、桜色の封筒にしてみたり、秋であれば紅葉の色に近い色に変えてみる等の考えを持ってみるようにしましょう。

　すると、お客様もどこも変わり映えしない手紙だなと考えている所にそのような手紙を見つけると面白いと思い、貴方の手紙を持ち続けていただけると思います。現に私も役職が付いていないときに、そのように行っていましたら取引先の社長が全ての手紙を持っていただいておりました。


　最後になりますが、手紙を書く自体面倒なことです。しかし、やるとやらないでは手紙を書いた方が成果が異なってきます。そのため上記のことも考慮しつつ、お客様に手紙を書いてみるようにしましょう。