営業マンが既存顧客に対して手紙を送る時に気をつけたい文章の構成

　既存のお客様に対してお出しする手紙は何の為に出すのか?ということを把握しなければなりません。途中解約防止、適時の挨拶、新商品、サービスのご案内。どれも正解ですが一番良い例は「お客様への感謝」の意をお伝えする内容になっていなくてはなりません。悪い例としては全てパソコンで書かれ、とりあえず会社の新商品が出たら一緒に入れて送ってしまうことです。いつも同じ挨拶文と内容の手紙が届いても、多くの場合受け取り側はパラパラと中身だけを一応確認して大抵ゴミ箱行きです。ではどのような手紙を書くことが望ましいのでしょうか。

　日本には四季があります。季節の話は定番とは言え、そこには体調はいかがですか?という気遣いの言葉が含まれているものです。文頭にはぜひ時候の挨拶を入れるようにしましょう。また、季節の変わり目や忙しいと思われる月に体調を崩されることを案じる「お身体ご自愛下さいませ。」という表現は、意識せずとも書いて欲しい文末の挨拶です。

　お客様も自分以外の取引先に対して同じような挨拶をしているのは重々理解しています。それでも、機械的な定型的な文章と「追加して下さい、やめないでください」という文なら貰っても嬉しくありません。分かっていても「そのお客様だけに書いた文章」という構成が必要です。直筆で書くのは当然で、最初にお会いした事、褒められた事、怒られた事、街で偶然お会いした事、別の商品、サービスに興味を持って下さった事などを具体的に書かなければ感謝が伝わりません。その為に顧客管理情報や日報が活きて来るのです。

　手紙一枚書くことでお客様との関係が良い距離感で繋がっている事に手抜きの文章や資料は要りません。新規開拓ばかりで既存のお客様を大切に出来なければ、また新規客を獲得しても同じ事です。そして書いていくことを継続する事で、文章表現、経験談、文脈、感じ、表現力等あなたのスキルアップにも繋がります。また、正しい文章もそうですが、営業マンというのは格好良く言えば「モノやサービス」を売るより「夢を売る」仕事なのではないでしょうか。その夢の仕事にご賛同頂いたお客様に対して感謝の文章も書けないのは恥ずかしい事です。

　季節の始まり、お使い頂いている商品、サービスに対して日頃のお礼、お世話になった時の体験談、思い出、心に残る一節、不安、悩みがないのかという確認、そして今後もお世話になりお身体をご心配する気遣い。このようなことを伝えてこそ感謝のお手紙や文章として成立するものです。